Helsingin kaupungin rekrytointijärjestelmä

Helsingin kaupunginhallitus

Rekisterin vastuuhenkilö on henkilöstöjohtaja.

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että rekrytointijärjestelmää käytetään asianmukaisesti.

Vastuuhenkilö

• tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa
• huolehtii rekisterin tietosuojauksesta
• huolehtii, että rekisterin käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

4
REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Rekisterin koordinointi ja järjestelmätekniset muutokset:

osastopäällikkö Raija Peltonen

Järjestelmätekniikan tulkinnat ja muutokset:

www-suunnittelija Juha Lähde

Käyttöoikeudet ja ohjaustietojen muutokset:

suunnittelusihteeri Birgitta Jokiranta

Näiden henkilöiden lisäksi virastot ja laitokset ovat nimenneet virasto- ja laitoskohtaiset vastuuhenkilöt, jotka vastaavat tietojen käytöstä ja rekisteröidyn oikeudesta tarkistaa ja korjauttaa itseään koskevat tiedot.

Rekrytointijärjestelmän käyttötarkoituksena on

• tietojen käyttö tehtäviä täytettäessä
• tietojen käyttö resurssipankin muodostamisessa
• rekrytointiprosessien tilastotietojen keruu 

Rekisteriin merkitään ne tiedot, joita kaupunkityönantaja tarvitsee rekrytointiprosessia hoitaessaan. Rekisteriin merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisterin avulla kaupunki tehostaa ulkoista ja sisäistä työvoimanhankintaansa.

Rekisteri koostuu yhdestä tietokannasta.

Rekisterin tiedot kerätään sähköisellä hakemuslomakkeella, jossa kysytään työnhakijan nimi- ja osoitetiedot, syntymäaika, tutkinnot ja työkokemus.

Lisäksi hakulomakkeessa on avoimia kohtia, joissa työnhakija voi itse kertoa muusta osaamisestaan sekä muista mahdollisista työnhaun kannalta tarpeellisista seikoista.

Työnhakija antaa hakemuslomakkeella tiedot rekisteriin.

Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointiin.

Rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti tietoja ulkopuolisille.

Rekisteröidyt työnhakijat voivat halutessaan poistattaa tietonsa rekisteristä.

10
REKISTERIN KÄYTTÖ

Rekisteri on Helsingin kaupungin virastojen ja laitosten käytössä rekrytointiprosesseissa.

Rekisteriä pääsevät käyttämään vain Helsingin kaupungin palveluksessa olevat rekrytointia tekevät henkilöt.

Rekisterin käyttöä säädellään käyttäjäoikeuksilla ja salasanoilla. Käyttäjäoikeuksia on kolmenlaisia: koko rekisterin pääkäyttäjät, viraston pääkäyttäjät ja ne käyttäjät, joilla on käyttöoikeudet yksittäisen ilmoituksen työnhakijoiden tietoihin.

Ennen käyttäjäoikeuksien ja salasanojen saamista jokainen käyttäjä täyttää tietosuojasitoumuksen.

Rekrytointijärjestelmää ei ole linkitetty muihin henkilörekistereihin eikä linkitetä.

Rekrytointijärjestelmän tiedostot sisältävät tietoja työnhakijoista. Rekisterin käyttöä säädellään erilaisilla käyttöoikeuksilla.

Rekisterin päätietokannat ja ohjelmistot ovat käyttöpalveluja tuottavan yrityksen palvelimella, johon virastojen ja laitosten työasemat ovat linjayhteydessä.

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Ne myönnetään viraston tai laitoksen päättämille henkilöille sen jälkeen, kun tietosuojasitoumus on tehty.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Käyttöoikeudet annetaan keskitetysti henkilöstökeskuksessa viraston ja laitoksen vastuuhenkilön tekemän ehdotuksen perusteella.

Työnhakijan tiedot säilyvät rekrytointijärjestelmässä aktiivisina kuuden kuukauden (6 kk) ajan.

Kuuden kuukauden kuluttua hakemuksen jättämisestä työnhakijan luovuttamat tiedot siirretään ns. passiivitiedostoon, josta ne voidaan kahden vuoden ajan tarvittaessa aktivoida.

Rekisteröidylle työnhakijalle annetaan hakemuksen jättämisen yhteydessä tieto siitä, että hänen luovuttamansa tiedot tallennetaan Helsingin kaupungin rekrytointijärjestelmään. Hän saa sähköpostiosoitteeseensa myös tiedon siitä, että rekisteriä koskeva rekisteriseloste on nähtävissä kaupunginkanslian kirjaamossa ja kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Hänen on tehtävä tarkastuspyyntö viraston ja laitoksen vastuuhenkilölle. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröity voi tehdä uuden pyynnön kaupunginkanslian henkilöstöjohtajalle.

Rekisteröity työnhakija voi milloin tahansa pyytää viraston ja laitoksen vastuuhenkilöltä, että hänen tietonsa korjataan.

Rekisteröidyt työnhakijat voivat halutessaan poistattaa tietonsa rekisteristä.

Kaupunginhallitus käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kaupunginhallitus on siirtänyt päätösvaltaa rekrytointijärjestelmän rekisterin tietojärjestelmän osalta henkilöstöjohtajalle.

Henkilöstöjohtaja päättää

• rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta sekä tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilöiden nimeämisestä ja heidän tehtävistään.

Rekisteritoimintoja toteuttavat kaupungin palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.

Helsingin kaupungin rekrytointijärjestelmän ylläpidosta on tehty käyttö- ja ylläpitosopimus tietotekniikan käyttö- ja ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen kanssa.