1
REGISTRETS NAMN

2
REGISTERFÖRARE

Helsingfors stadsstyrelse

3
REGISTERANSVARIG

Personaldirektören är ansvarig för registret.

Till den registeransvariges uppgifter hör att se till att rekryteringssystemet används vederbörligt. Han skall

• vid behov kontrollera åtkomsträttigheterna
• se till att uppgifterna i registret är skyddade
• se till att det ges direktiv om hur systemet skall användas och att de som använder systemet får tillräckligt med utbildning.

4
PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

Samordning av registret och systemtekniska ändringar:

Raija Peltonen

Tolkning och ändring av systemtekniken:

webbplanerare Juha Lähde

Åtkomsträttigheter och ändringar i styruppgifterna:

planerarna Birgitta Jokiranta

Utöver de ovannämnda personerna har förvaltningarna utsett sina respektive registeransvariga som svarar för hur uppgifterna används och för den registrerades rättighet att kontrollera och låta rätta uppgifterna om sig själv.

5
REGISTRETS ÄNDAMÅL

Ändamålet med systemet är

• att använda uppgifterna vid anställning av personer
• att använda uppgifterna vid upprättande av resursbanker
• att samla in statistiska uppgifter för rekryteringsprocesserna 

I systemet registreras uppgifter som staden som arbetsgivare behöver vid skötseln av rekryteringsprocessen. I systemet registreras endast sådana uppgifter som är nödvändiga för att ärendet skall kunna skötas.

6
GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

Med hjälp av registret effektiverar staden sin externa och interna rekrytering av arbetskraft.

7
INNEHÅLL I REGISTRET

Registret består av en databas.

Uppgifterna för registret samlas in via en elektronisk ansökningsblankett med frågor om den arbetssökandes namn, adress, födelsetid, examen och arbetserfarenhet.

På blanketten finns vidare tomma fält där den arbetssökande kan berätta om sina övriga kunskaper och färdigheter och om andra omständigheter som kan ha betydelse för arbetssökandet.

8
KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Den arbetssökande lämnar uppgifter för registret via en ansökningsblankett.

9
ÄNDAMÅL FÖR VILKA PERSONUPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

Uppgifter i registret lämnas inte ut för direktreklam.

Uppgifter i registret lämnas i regel inte ut till utomstående.

En registrerad arbetssökande kan om han så önskar låta stryka uppgifterna om sig själv i registret.

10
ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret är avsett för Helsingfors stads förvaltningar för rekryteringsprocesser. Registret kan användas endast av sådana anställda hos Helsingfors stad som sköter rekrytering.

Användningen av registret regleras med åtkomsträttigheter och lösenord. Åtkomsträttigheterna gäller tre slags användare: huvudanvändarna för hela registret, förvaltningarnas huvudanvändare och de användare som har rätt till uppgifter om sökandena utifrån en enskild annons.

Varje användare måste fylla i en förbindelse om datasekretess innan han får åtkomsträttigheter och lösenord.

11
SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Rekryteringssystemet har inga länkar till några andra personregister och kommer inte att få det.

12
SKYDD AV REGISTRET

Filerna i rekryteringssystemet innehåller uppgifter om arbetssökande. Användningen av registret regleras med åtkomsträttigheter.

Registrets huvuddatabaser och programvara finns på servern hos det företag som producerar användartjänsterna. Förvaltningarnas arbetsstationer är kopplade till servern.

Användningen av registret kräver en personlig användaridentifikation och ett personligt lösenord, som beviljas dem som förvaltningarna utsett. De utsedda skall ingå en förbindelse om datasekretess.

Åtkomsträttigheten upphör då den anställde inte längre sköter de uppgifter för vilka åtkomsträttigheten beviljats. Samtidigt tas användaridentifikationen ur bruk. Åtkomsträttigheterna beviljas centraliserat på personalcentralen utifrån förslag av den registeransvarige vid förvaltningen i fråga.

13
FÖRVARING OCH FÖRSTÖRING AV REGISTERUPPGIFTERNA

Uppgifterna om en arbetssökande förvaras aktivt i rekryteringssystemet sex (6) månader. Sex månader efter att ansökan lämnats in, överförs de uppgifter som den arbetssökande uppgett till en s.k. passiv databas. Där kan uppgifterna vid behov hämtas i två år.

14
INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

Då en registrerad arbetssökande lämnar in ansökan, underrättas han om att de uppgifter han lämnat införs i Helsingfors stads rekryteringssystem. Den arbetssökande får via e-post meddelande om att systemets registerbeskrivning finns tillgänglig på stadskansliets registratorskontor och på Helsingfors stads www-sidor.

15
RÄTT TILL INSYN

En registrerad har rätt till insyn när det gäller uppgifter om honom själv. Den registrerade skall anhålla om rätt till insyn hos den registeransvarige vid förvaltningen. Rätten till insyn tillgodoses i regel inom en vecka efter att begäran framställts. Om rätten förvägras, kan den registrerade göra en ny anhållan hos stadskansliets personaldirektör.

16
RÄTTELSE OCH STRYKNING AV EN UPPGIFT

En registrerad arbetssökande kan när som helst hos den registeransvarige vid förvaltningen anhålla om att uppgifterna om honom rättas.

En registrerad arbetssökande kan om han så önskar låta stryka uppgifterna om sig själv i registret.

17
REGISTERFÖRVALTNING

I egenskap av registerförare utövar stadsstyrelsen beslutanderätt om registret. Stadsstyrelsen har delegerat beslutanderätten i fråga om datasystemet för registret i rekryteringssystemet till personaldirektören.

• Personaldirektören beslutar om
• uppgörandet av en registerbeskrivning
• användningen av registret, bestämmandet av innehållet och användningsändamålet, beviljandet av åtkomsträttigheter, information till den registrerade, tillgodoseende av den registrerades rätt till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter
• det systemtekniska upprätthållandet av registret
• skydd av registret, ordnande av datasäkerhet, arkivering och förstöring
• förordnandet av registeransvariga och deras uppgifter.

Registerfunktionerna genomförs av anställda hos Helsingfors stad inom ramen för deras åtkomsträttigheter.

Ett avtal om upprätthållande av Helsingfors stads rekryteringssystem har ingåtts med ett IT-företag som producerar användar- och upprätthållandetjänster.

18
INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

Interna direktiv för användningen görs upp separat. Utbildningen av personalen planeras separat.