SISÄLTÖ

1. REKISTERIN NIMI
2. REKISTERINPITÄJÄ
3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
4. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
10. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
12. REKISTERIN SUOJAAMINEN
13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
15. TARKASTUSOIKEUS
16. TIEDON KORJAAMINEN
17. KIELTO-OIKEUS
18. REKISTERIHALLINTO
19. SISÄISEN REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

1

REKISTERIN NIMI

Helsingin kaupungin tukkutorin asiakasrekisteri

2

REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin kaupunginhallitus

3

REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilönä toimii yrityspalvelupäällikkö Tiina Suvanen

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm:

• tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
• huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

4

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Rekisteriasioita hoitava henkilö on vuokravalmistelija Elisa Eteläinen.

Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

5

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Järjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa vuokravalvonta, vuokratilojen hallinta asiakaskohtaisesti sekä asiakasrekisteri pitäminen yrityksistä.

Järjestelmään rekisteröidään Helsingin kaupungin tukkutorin alueella toimivat yrittäjät, yksityiset vuokralaiset (lähinnä kuntalaisia) ja alueen maavuokralaiset (yritykset, yhteisöt).

Järjestelmään rekisteröitäviä ovat mm. vuokrasopimukset, vuokralaiset tilakohtaisesti, vuokranmäärät tilakohtaisesti, huomautukset ja varoitukset vuokralaisille, irtisanomiset ja purut, maksusopimukset, selvitykset Helsingin kaupungin kaupunginkanslian lainopilliselle osastolle vuokranmaksuhäiriöistä sekä vuokralaisten ja Helsingin kaupungin tukkutorin välinen muu kirjeenvaihto ja reklamaatiot.

6

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Rekisteröidyt ovat Helsingin kaupungin tukkutorin vuokralaisia, jotka rekisteröidään järjestelmän asiakasrekisteriin. Järjestelmään rekisteröidään vain vuokrasopimuksen tehneet yrittäjät, yritykset, yhteisöt ja yksityiset henkilöt.

Asiakasrekisteri on Helsingin kaupungin tukkutorille välttämätön asioiden seuraamiseksi ja arkistohakemistona.

7

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Tietosisällön muodostavat rekisteröityjen yksityisten henkilöiden ja yritysten nimi, yhteystiedot ja syntymäaika tai kaupparekisteri numero, LY-tunnus, ja vuokrahallintatiedot.

8

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan suoraan yrittäjiltä, yhteisöiltä tai yksityisiltä henkilöiltä. Yrityksien tiedot tarkistetaan Asiakastieto Oy:stä ja yksityishenkilöiden väestörekisterijärjestelmästä.

9

SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan lähinnä Helsingin kaupungin kaupunginkanslian lainopilliselle osastolle perintää varten. Yrityksistä luovutetaan vain nimi ja puhelinnumero.

Toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä luovutetaan vain tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

10

REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

Rekisteriä käyttävät Helsingin kaupungin tukkutorilla vuokravalmistelija, toimitusjohtaja, teknisen ja yrityspalveluyksikön päällikkö. Kukin huolehtii itse tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Rekisteristä tulostetaan sopimukset, laskut, irtisanomis- ja purkuilmoitukset, huomautukset ja tiedotteet. Kaikki asiakirjat toimitetaan myös asiakkaalle ja arkistoidaan Helsingin kaupungin tukkutorin arkistoon.

11

REKISTERIN YHDISTÄMINEN

Helsingin kaupungin tukkutorin asiakasrekisteri on vain omaan käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen perusteella.

12

REKISTERIN SUOJAAMINEN

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat pääsääntöisesti Helsingin kaupungin tukkutorin käytössä, tiedot yrityksien kohdalla on saatavissa kaupparekisteristä. Rekisteriin sisältyy myös henkilötunnus silloin , kun sitä tarvitaan esim. perintää varten. Henkilötunnus tulostuu vain sellaisiin asiakirjoihin, joissa asiaa käsittelevät viranomaiset sitä edellyttävät.

Toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä on saatavilla tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Kun vastuuhenkilöt eivät ole paikalla on kone suljettuna tai lukittuna.

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmästä otetaan vähintään kerran vuorokaudessa varmuuskopio.

13

HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Asiakasrekisterin tietoja aktiivitietokannassa säilytetään kaksi vuotta, sen jälkeen kun sopimus on päättynyt. Tämän jälkeen tiedot on tarkoitus siirtää arkistoon ja sopimuksien kohdalla mikrofilmille. Arkistossa tietoja säilytetään kolme vuotta ja mikrofilmillä kymmenen vuotta. Mikrofilmien säilytyspaikka on Helsingin kaupungin kaupunginarkistossa.

14

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröidylle annetaan vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään asiakasrekisteriin ja vuokravalvonnan tietojärjestelmään. Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävissä viraston vastuuhenkilöllä ja kaupungin www-sivuilla.

15

TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön tarkastaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikanpäällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.

16

TIEDON KORJAAMINEN

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Yrityksien tiedot tarkistetaan kaupparekisteristä, Asiakastieto Oy:ltä ja arvonlisävero liikevaihtoveroviranomaisilta. Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tiedon korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.

17

KIELTO-OIKEUS

Rekisteritietoja rekisteröidyllä on oikeus kieltää käyttämästä suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetiedusteluihin, henkilömatrikkeliin ja sukututkimukseen.

18

REKISTERIHALLINTO

Kaupunginhallitus käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kaupunginhallitus on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta Helsingin kaupungin tukkutorin toimitusjohtajalle.

Toimitusjohtaja päättää

• rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Rekisteritoimintoja toteuttavat Helsingin kaupungin tukkutorin palveluksessa olevat taloushallinnon henkilöt ja yrityspalvelupäällikkö, joille toimitusjohtaja on myöntänyt käyttöoikeudet.

19

SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen jokaisen kalenterivuoden osalta Helsingin kaupungin tukkutorin vuosittaista koulutussuunnitelmaa laadittaessa.