HELSINGFORS STADS
Partitorg

 

REGISTERBESKRIVNING
Kundregistersystem
7.9.2005

INNEHÅLL

  1. REGISTRETS NAMN
  2. REGISTERFÖRARE
  3. REGISTERANSVARIG PERSON
  4. PERSON SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN
  5. REGISTRETS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL
  6. GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTER
  7. REGISTRETS INNEHÅLL
  8. KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET
  9. ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL UTELÄMNAS
  10. INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET
  11. SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER
  12. SKYDD AV REGISTRET
  13. FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA
  14. INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE
  15. RÄTT TILL GRANSKNING
  16. KORRIGERING AV UPPGIFT
  17. FÖRBUDSRÄTT
  18. REGISTERFÖRVALTNING
  19. INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNINGEN

 

1

REGISTRETS NAMN

Helsingfors stads partitorgs kundregister

2

REGISTERFÖRARE

Helsingfors stadsstyrelse

3

REGISTERANSVARIG PERSON

Som registeransvarig person fungerar företagstjänstchef Tiina Suvanen

Till den registeransvariga personens uppgifter hör att se till att kundregistersystemet används vederbörligt, bl.a. att:

4

PERSON SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

Den registerskötande personen är hyresavtalsberedare Elisa Eteläinen.

Den registerskötande personens uppgift är att bruka användarrätten efter att den beviljats, ge noggrannare uppgifter om registret samt den registrerades rättighet att kontrollera och rätta uppgifter rörande sig själv.

5

REGISTRETS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL

Systemets ändamål är att möjliggöra hyresövervakning, kundspecifik kontroll av hyresutrymmena samt hållning av kundregister över företag.

I systemet registreras de företagare, privata hyresgäster (närmast kommuninvånare) och regionens jordarrendatorer (företag, samfund), som verkar inom Helsingfors stads partitorgs område.

 

Sådant som registreras i systemet är bl.a. hyresavtal, hyresgäster hemmansvis, hyresbelopp hemmansvis, anmärkningar och varningar till hyresgäster, uppsägningar och upphävningar, betalningsavtal, utredningar till juridiska avdelningen vid Helsingfors stads stadskansli om störningar i hyresbetalningen samt övrig brevväxling mellan hyresgäster och Helsingfors stads partitorg inklusive reklamationer.

6

GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTER

De registrerade är Helsingfors stads partitorgs hyresgäster, som registreras i systemets kundregister. I registret registreras endast sådana företagare, företag, samfund och privatpersoner, som ingått hyresavtal.

Kundregistret är nödvändigt för uppföljning av ärenden och som arkivregister.

7

REGISTRETS INNEHÅLL

Uppgiftsinnehållet består av de registrerade privatpersonernas och företagens namn, kontaktuppgifter, födelsetid eller handelsregisternummer, AS-signum, och hyreskontrolluppgifter.

8

KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Uppgifterna erhålls direkt av företagarna, samfunden eller av privatpersoner. Företagens uppgifter kontrolleras hos Asiakastieto Oy och privatpersonernas utifrån befolkningsregistersystemet.

9

UTLÄMNING AV PERSONUPPGIFTER

Personuppgifter utlämnas närmast till juridiska avdelningen vid Helsingfors stads stadskansli för användning vid indrivning. Beträffande företag utlämnas endast namn och telefonnummer.

För verksamhetsberättelser o.d. utlämnas ur systemet endast statistikuppgifter, som inte innehåller personuppgifter.

10

INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret används vid Helsingfors stads partitorg av hyresavtalsberedaren, VD:n, chefen för tekniska serviceenheten och för företagsserviceenheten. Envar sköter själv om registrering och uppdatering av uppgifter.

Tillträde till registret förutsätter individuellt användarsignum och lösenord. Användarsignum ges i samband med att användarrätten beviljas. Användarrätten upphör i och med att personen flyttar från de arbetsuppgifter, för vilka han/hon beviljats användarrätt. Samtidigt avlägsnas användarsignum.

Ur registret skrivs avtal, räkningar, tillkännagivanden om uppsägning och upphävning, anmärkningar och meddelanden ut. Alla handlingar skickas också till kunden och arkiveras i Helsingfors partitorgs arkiv.

11

SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Kundregistret vid Helsingfors stads partitorg är ett register, som planerats för enbart eget bruk. Uppdateringen sker på basen av uppgifter, som kunden givit.

12

SKYDD AV REGISTRET

De i registret ingående uppgifterna står i regel till bruk för Helsingfors stads partitorg, uppgifterna beträffande företag kan erhållas från handelsregistret. Registret innehåller också personsignum i fall, där detta fordras t.ex. för indrivning. Personsignum skrivs endast ut på sådana handlingar, där det krävs av handhavande myndigheter.

För verksamhetsberättelser o.d. han ur systemet erhållas statistikuppgifter, som inte innehåller personuppgifter.

De mikrodatorer, som systemet körs på, befinner sig i rum, dit tillträde endast innehas av behöriga personer. När ansvariga personer inte är på plats är maskinen avstängd eller låst.

Användningen av registret förutsätter personligt användarsignum och lösenord. Användarsignum ges i samband med att användningsrätt beviljas. Användarrätten upphör när personen flyttar från de arbetsuppgifter, för vilka han/hon beviljats användarrätt. Samtidigt avlägsnas användarsignum.

Systemet säkerhetskopieras minst en gång per dygn.

13

FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

Kundregistrets uppgifter förvaras i den aktiva databasen i två år efter att avtalet upphört. Därefter är det meningen att uppgifterna överförs i ett arkiv och för avtalens vidkommande på mikrofilm. I arkivet sparas uppgifterna tre år och på mikrofilm i tio år. Mikrofilmernas uppbevaringsplats är Helsingfors stads stadsarkiv.

14

INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

Den registrerade delges vid uppgörandet av hyreskontrakt uppgift om att personuppgifter, som berör honom/henne, registreras i kundregistret och datasystemet för hyresövervakning. Registerbeskrivningen för systemet finns till påseende hos ansvarig person i byrån och på stadens www-sidor.

15

RÄTT TILL GRANSKNING

Den registrerade kan hos registerskötaren personligen eller skriftligen framställa en begäran om granskning av sina registeruppgifter. Beslut om tillgodoseende av rätten till granskning fattas av den registeransvariga. Rätten till insyn tillgodoses inom en vecka efter att begäran framställts. En på platsen framförd muntlig begäran kan tillgodoses omedelbart, ifall personen kan identifieras. Registret innehåller inga sådana uppgifter, för vars del rätten till insyn inte kan tillgodoses.

16

KORRIGERING AV UPPGIFT

Korrektheten för personuppgifter granskas vid behov utifrån befolkningsdatasystemet. Företagsuppgifterna granskas utifrån handelsregistret och Asiakastieto Oy och mervärdesskatten av omsättningsskattemyndigheterna. Vederbörande person eller företag kan närhelst skriftligen framföra en begäran om ändring av uppgift till registerskötare eller registeransvarig person.

17

FÖRBUDSRÄTT

Den registrerade har rätt att förbjuda användningen av uppgifter för direktreklam, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning.

18

REGISTERFÖRVALTNING

Stadsstyrelsen utövar i egenskap av registerförare beslutanderätt i fråga om registret. Stadsstyrelsen har delegerat beslutanderätten i fråga om registret till verkställande direktören för Helsingfors stads partitorg.

Verkställande direktören beslutar om

Registerfunktionerna förverkligas av Helsingfors stads partitorgs personal vid ekonomiförvaltningen och chefen för företagstjänsten, som av verkställande direktören erhållit användningsrätten.

19

INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNINGEN

Interna direktiv för registerverksamheten uppgörs separat. Skolningen av personalen planeras separat för varje kalenderår i samband med uppgörningen av den årliga skolningsplanen för Helsingfors stads partitorg.