1. REGISTRETS NAMN

Register över läroavtalsstuderande (Sopimus 2000)

2. REGISTERFÖRARE

Helsingfors stad utbildningsverket

3. REGISTERANSVARIG

Registeransvarig är läroavtalsdirektör Kari Viinisalo. Till den ansvariges uppgifter hör att se till att registersystemet används på vederbörligt sätt, vilket bl.a. innebär

• att vid behov, men ändå minst en gång om året kontrollera åtkomsträttigheterna,
• att se till att datasekretessen i informationssystemet är i sin ordning,
• att se till att den som använder systemet får tillräckliga anvisningar och tillräcklig utbildning.

4. PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

Registerärendena sköts av den utbildningsinspektör som ansvarar för ifrågavarande sektor. Den som sköter registerärenden har till uppgift att tillgodose åtkomsträttigheter då sådana beviljats och att ge närmare uppgifter om registret och den registrerades rätt att granska och korrigera uppgifter som berör honom/henne.

5. REGISTRETS ÄNDAMÅL

Registret skall fungera som arbetsredskap vid behandlingen och uppföljningen av uppgifterna i läroavtalsstuderandenas läroavtal.

6. GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

Att anordna utbildning och följa upp hur den genomförts. Utbildningslagstiftning: Lag om yrkesutbildning nr 630/1998 och Lag om yrkesinriktad vuxenutbildning nr 631/1998

Endast de uppgifter som är nödvändiga registreras i systemet. Registret över de studerande är ett nödvändigt redskap för myndigheten vid uppföljningen av läroavtal.

7. INNEHÅLL I REGISTRET

8. KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Läroavtalsblanketten, som fylls i enligt uppgifter från de studerande, arbetsgivarna och läroinrättningarna. Registret uppdateras senare enligt vad vederbörande uppger.

9. ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

Inga uppgifter överlåts regelmässigt åt utomstående. För att få statlig finansiering överlåter registerföraren vissa statistiska uppgifter till myndigheterna, men dessa innehåller inte några personuppgifter.

10. ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret är avsett för myndighetsbruk, dvs. för personalen vid läroavtalscentralen. Genom fastställda åtkomsträttigheter begränsas rätten att använda registret endast till läroavtalscentralens anställda. Åtkomsträttigheten upphör då den anställda inte längre sköter de uppgifter för vilka rättigheten beviljats.

11. SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Läroavtalscentralens register över studerande står inte i förbindelse med några andra register.

12. SKYDD AV REGISTRET

Registret är avsett endast för läroavtalscentralens anställda. Användarna definieras som en specifik användargrupp och programmet installeras endast i läroavtalscentralens persondatorer. Systemet används i en nätomgivning. Systemets serverutrustning förvaras i ett låst utrymme dit endast datapersonalen har tillträde. De rum på utbildningsverket där systemdatorerna är belägna kan inte nås utifrån utan passagekontroll. Åtkomsträttigheten upphör då den anställda inte längre sköter de uppgifter för vilka rättigheten beviljats. Minst en gång i dygnet tas en säkerhetskopia på systemet.

13. FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH   REGISTERUPPGIFTERNA

Det finns ett pappersarkiv över de uppgifter som förts in i registret. Läroavtalen skall arkiveras 5 år efter det att avtalet upphört och betygen skall arkiveras 50 år (hänvisning: läroavtalsdirektörens beslut om arkivering av läroavtalsdokumenten, beslutsförteckning 13/2000, § 23). Pappersarkivet förvaras delvis vid läroavtalscentralen och på utbildningsverkets centralarkiv. Efter en bestämd tid skickas de äldsta dokumenten till stadsarkivet för förvaring. Tillsvidare ersätter ett elektroniskt arkiv inte ett arkiv som består av pappersutskrifter.

14. INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

Då man gör upp ett avtal meddelas parterna skriftligen om att de insamlade uppgifterna registreras i registret över elever. I samma dokument meddelas parterna att registerbeskrivningen finns tillgänglig på Helsingfors stads webbsidor och på Informationen vid utbildningsverket.

15. RÄTT TILL INSYN

Den som registrerats kan personligen eller skriftligen hos läroavtalsdirektören eller den ansvarige utbildningsinspektören be om rätt till insyn i registret. Det är läroavtalsdirektören som utifrån utbildningsinspektörens utredning beviljar rätten till insyn. Beslutet fattas i regel inom en vecka. Registret innehåller inte uppgifter som begränsar rätten till insyn.

16. RÄTTELSE AV EN UPPGIFT

Personuppgifternas riktighet kontrolleras vid behov på befolkningsregistret. När det gäller övriga data kan personen i fråga yttra sig i samband med behandlingen. Om den ansvariga på läroavtalscentralen upptäcker inkorrekta uppgifter rättar han dem omedelbart. Beslut om att rätta uppgifter på den registrerades begäran fattas av läroavtalsdirektören efter det att han hört utbildningsinspektören. Beslutet fattas i regel inom två veckor. Själva korrigeringen sköts av utbildningsinspektören.

17. FÖRBJUDSRÄTT

Den registrerade har rätt att förbjuda att uppgifter om honom/henne används för direktreklam, marknads- och opinionsundersökningar, matriklar och släktforskning.

18. REGISTERFÖRVALTNING

Läroavtalsdirektören besluter om

• registerbeskrivningen,
• användningen, innehållet och syftet, åtkomsträttigheterna, informationen och granskningsrätten till de registrerade samt korrigering av felaktiga uppgifter och överlåtelse av data,
• det systemtekniska upprätthållandet av registret
• registersekretessen och datasäkerheten samt arkivering och förstöring,
• registeransvariga och deras uppgifter.

Registerfunktionerna sköts av de anställda på läroavtalscentralen inom ramen för deras åtkomsträttigheter. Ett kontrakt om upprätthållandet har slutits med ett företag inom branschen. Utbildningsverkets datateknikenhet bistår i datatekniska frågor.

19. INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTER VERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

Interna anvisningar för användningen görs upp separat. Utbildningen av personalen planeras separat.