SISÄLTÖ

1.     REKISTERIN NIMI

2.     REKISTERINPITÄJÄ

3.     REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

4.     REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

5.     REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

6.     REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

7.     REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

8.     REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

9.     SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

10.    REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

11.    REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN

12.    REKISTERIN SUOJAAMINEN

13.    HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS,
         ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

14.    REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

15.    TARKASTUSOIKEUS

16.    TIEDON KORJAAMINEN

17.    KIELTO-OIKEUS

18.    REKISTERIHALLINTO

19.    SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

1.    REKISTERIN NIMI

Oppisopimusopiskelijarekisteri (Sopimus 2000)

alkuun

2.    REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin kaupungin opetusvirasto

alkuun

3.    REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Oppisopimusjohtaja Kari Viinisalo, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että oppilasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm.

• tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
• huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

alkuun

4.    REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Rekisteriasioita hoitava henkilö on ko. tutkintoalasta vastaava koulutustarkastaja.

Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

alkuun

5.    REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin tarkoituksena on toimia työvälineenä oppisopimusopiskelijoiden oppisopimustietojen käsittelyssä ja seurannassa.

alkuun

6.    REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Opetuksen järjestäminen ja sen toteutumisen seuraaminen.

Koululainsäädäntö: Laki ammatillisesta koulutuksesta N:o 630/1998 ja Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta N:o 631/1998.

Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Opiskelijarekisteri on viranomaiselle välttämätön oppisopimusten seuraamisen väline.

alkuun

7.    REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

alkuun

8.    REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Oppisopimuslomake, johon tiedot täytetään opiskelijoiden, työnantajien ja oppilaitosten ilmoitusten mukaan. Rekisteriä päivitetään myöhemmin asianomaisilta saatavilla tiedoilla.

alkuun

9.    SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille.

Valtion rahoitusta varten luovutetaan viranomaisille tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

alkuun

10.   REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

Rekisteri on tarkoitettu viranomaiskäyttöön, ts. oppisopimuskeskuksen työntekijöiden käyttöön.

Käyttö on rajoitettu käyttäjäoikeuksilla koskemaan vain oppisopimuskeskuksen henkilökuntaa.

Henkilö poistetaan rekisteriohjelman käyttäjäryhmästä henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

alkuun

11.   REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN

Oppisopimuskeskuksen oppilasrekisteristä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.

alkuun

12.   REKISTERIN SUOJAAMINEN

Rekisteri on vain oppisopimuskeskuksen henkilökunnan käytössä. Käyttäjät määritellään käyttäjäryhmällä ja ohjelma asennetaan vain oppisopimuskeskuksen käytössä oleviin mikrotietokoneisiin.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä.

Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa, joihin on pääsy opetusviraston ulkopuolelta vain kulunvalvonnan kautta.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Järjestelmästä otetaan vähintään kerran vuorokaudesta varmuuskopio.

alkuun

13.   HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Rekisteriin viedyistä tiedoista on paperiarkisto. Oppisopimusten arkistointiaika on 5 vuotta sopimuksen loppumisesta ja todistusten arkistointiaika 50 vuotta (viite: oppisopimusjohtajan päätös oppisopimusasiakirjojen arkistoinnista, päätösluettelo 13/2000, pykälä 23).

Paperiarkistoa säilytetään osin Oppisopimuskeskuksessa ja Opetusviraston keskusarkistossa. Vanhemmat asiakirjat lähetetään tietyin väliajoin kaupunginarkiston säilytettäväksi.

Elektroninen arkisto ei toistaiseksi korvaa paperitulosteiden arkistoa.

alkuun

14.   REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Oppisopimusta solmittaessa osapuolille ilmoitetaan kirjallisesti lomakkeella kerättävien tietojen tallentamisesta oppilasrekisteriin. Samassa lomakkeessa kirjallisesti kerrotaan osapuolille, että rekisteriseloste on nähtävillä Helsingin kaupungin www-sivuilla ja Opetusviraston neuvonnassa

alkuun

15.   TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oppisopimusjohtajalle tai asiasta vastaavalle koulutustarkastajalle. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää oppisopimusjohtaja saatuaan selvityksen koulutustarkastajalta. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

alkuun

16.   TIEDON KORJAAMINEN

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Muiden tietojen osalta asianosaisella on käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista.

Oppisopimuskeskuksen vastuuhenkilö korjaa välittömästi viran puolesta itse huomaamansa virheet.

Oppisopimusjohtaja päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään oppisopimusjohtajalle, joka kuulee asiassa koulutustarkastajaa. Tiedon korjaamisesta päätetään pääsääntöisesti kahden viikon kuluessa vaatimuksen saapumisesta. Tiedon korjaamisesta huolehtii koulutustarkastaja.

alkuun

17.   KIELTO-OIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

alkuun

18.   REKISTERIHALLINTO

Oppisopimusjohtaja päättää

• rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta.
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään

Rekisteritoimintoja toteuttavat oppisopimuskeskuksen palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.

Ylläpidosta on tehty sopimus ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen kanssa.

ATK-teknisissä asioissa avustaa opetusviraston tietotekniikkayksikkö.

alkuun

19.   SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset käyttöohjeet laaditaan erikseen ja henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.

alkuun