SISÄLTÖ

1. REKISTERIN NIMI
2. REKISTERIN PITÄJÄ
3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
4. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
10. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
12. REKISTERIN SUOJAAMINEN
13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
15. TARKISTUSOIKEUS
16. TIEDONKORJAAMINEN
17. KIELTO-OIKEUS
18. REKISTERIHALLINTO
19. SISÄISEN REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

1

REKISTERIN NIMI

Helsingin kaupungin asuntuotantotoimiston asiakasrekisteri

2

REKISTERIN PITÄJÄ

Helsingin kaupunginhallitus

3

REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilönä toimii ATK-suunnittelija Pekka Peltola.

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm:

• tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta

4

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Rekisteriasioita hoitava henkilö on rakennuttaja-asiamies Anneli Lehtonen.

Rekisterin hoitajan tehtävänä on antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

5

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Järjestelmän tarkoitus on mahdollistaa nykyisten ja tulevien asiakkaiden asiakasrekisterin pitäminen omistusasuntojen ja asumisoikeusasuntojen varaajista ja ostajista, heidän tekemistä kaupoistaan ja maksusuorituksista.

Järjestelmään rekisteröidään asuntotuotantotoimiston asiakkaiden yhteystiedot, ostettavan huoneiston tiedot ja maksuosuussuoritukset toteutuneesta kaupasta.

6

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

7

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Tietosisällön muodostavat rekisteröityjen yksityisten henkilöiden nimet, yhteystiedot, ostosopimukset ja maksuosuus suoritukset sekä kaupan kohteina olevien asuntojen tiedot.

8

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilö- ja yhteystiedot saadaan suoraan asiakkailta. Asuntojen tiedot rekisterin käyttäjät syöttävät itse.

9

SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä luovutetaan vain tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

10

REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

Rekisteriä käyttävät Helsingin kaupungin asuntotuotantotoimiston asumisoikeus- ja omistusasuntoja myyvät henkilöt ja maksuosuussuorituksia kirjaavat henkilöt.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Rekisteristä tulostetaan sopimukset, laskut, laskuhuomautukset, asukasluettelot isännöitsijätoimistoille, kutsut ja osoitetarrat.

11

REKISTERIN YHDISTÄMINEN

Helsingin kaupungin asuntotuotantotoimiston asiakasrekisteri on vain omaan käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen perusteella.

12

REKISTERIN SUOJAAMINEN

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat pääsääntöisesti Helsingin kaupungin asuntotuotantotoimiston käytössä. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasananoja sekä lähiverkkoon että asiakasrekisterijärjestelmään.

Järjestelmästä otetaan kerran vuorokaudessa varmuuskopio.

13

HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Asiakasrekisterin tietoja aktiivitietokannassa säilytetään korkeintaan kymmenen vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan.

14

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröidylle annetaan ostosopimuksen tekemisen yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään asiakasrekisteriin. Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä viraston vastuuhenkilöillä ja kaupungin www-sivuilla.

15

TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikanpäällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.

16

TIEDON KORJAAMINEN

Asianomainen henkilö voi esittää kirjallisesti tai suullisesti tietojensa korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.

17

KIELTO-OIKEUS

Rekisteritietoja rekisteröidyllä on oikeus kieltää käyttämästä suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetiedusteluihin, henkilömatrikkeliin ja sukututkimukseen.

18

REKISTERIHALLINTO

Kaupunginhallitus käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kaupunginhallitus on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta Helsingin kaupungin asuntotuotantotoimiston toimitusjohtajalle.

Toimitusjohtaja päättää

• rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Rekisteritoimintoja toteuttavat Helsingin kaupungin asuntotuotantotoimiston palveluksessa olevat henkilöt.

Järjestelmän ylläpidosta on tehty sopimus ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen kanssa.

Atk-teknisissä asioissa avustaa asuntotuotantotoimiston ATK-suunnittelija.

19

SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.