INNEHÅLL

1. REGISTRETS NAMN
2. REGISTERFÖRARE
3. REGISTERANSVARIG
4. PERSON SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN
5. ÄNDAMÅL MED REGISTRET
6. GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET
7. INNEHÅLL I REGISTRET
8. KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET
9. ÄNDAMÅL FÖR VILKA PERSONUPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT
10. INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET
11. SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER
12. SKYDD AV REGISTRET
13. FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA
14. INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE
15. RÄTT TILL INSYN
16. RÄTTELSE AV UPPGIFTER
17. FÖRBUDSRÄTT
18. REGISTERFÖRVALTNING
19. INTERNA ANVISNINGAR FÖR REGISTERVERKSAMHETEN SAMT UTBILDNING

1

REGISTRETS NAMN

Kundregistret för Bostadsproduktionsbyrån vid Helsingfors stad

2

REGISTERFÖRARE

Helsingfors stadsstyrelse

3

REGISTERANSVARIG

Registeransvarig är adb-planerare Pekka Peltola.

Till den registeransvariges uppgifter hör att se till att kundregistersystemet används korrekt, bl.a. genom att

• kontrollera åtkomsträttigheterna vid behov, dock minst en gång om året
• ombesörja att informationen i datasystemet är skyddad

4

PERSON SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

Byggombudsman Anneli Lehtonen.

Den som sköter registerärenden har till uppgift att ge närmare information om registret och om de registrerades rätt att kontrollera och rätta uppgifter som gäller dem själva.

5

ÄNDAMÅL MED REGISTRET

Ändamålet med systemet är att göra det möjligt att föra ett kundregister över nuvarande och kommande kunder som reserverar eller köper bostadsrättslägenhet eller ägarbostad och över köpen och betalningarna.

I systemet registreras namn och adress på Bostadsproduktionsbyråns kunder, uppgifter om lägenheten i fråga och erlagda betalningar.

6

GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

För Bostadsproduktionsbyrån vid Helsingfors stad är kundregistret ett nödvändigt verktyg vid marknadsföringen och ett sätt att kontrollera betalningarna för bostäder samt som arkivregister.

7

INNEHÅLL I REGISTRET

Innehållet utgörs av namn och adress på de registrerade privatpersonerna, köpekontrakt, betalningar och uppgifter om bostäderna i fråga.

8

KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Namn och adressuppgifter fås direkt av kunderna. Registrets användare fyller i informationen om bostäderna.

9

ÄNDAMÅL FÖR VILKA PERSONUPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

För verksamhetsberättelser och liknande lämnas endast statistikuppgifter som inte innehåller personuppgifter.

10

INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret används av personer som säljer bostadsrättslägenheter och ägarbostäder och personer som bokför betalningarna i sammanhanget vid Bostadsproduktionsbyrån.

För att man skall få åtkomst till registret krävs en personlig användaridentifikation och ett lösenord. Användaridentifikation ges i samband med att åtkomsträttigheterna beviljas. Åtkomsträttigheterna upphör när personen inte längre sköter de arbetsuppgifter för vilka åtkomsträttigheterna har beviljats. Samtidigt utplånas användaridentifikationen.

Ur registret skriver man ut avtal, fakturor, fakturapåminnelser, invånarlistor för disponentbyråer, kallelser och adressetiketter.

11

SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Kundregistret för Bostadsproduktionsbyrån är planerat endast för eget bruk. Uppdateringen sker på basis av uppgifter som kunden ger.

12

SKYDD AV REGISTRET

De uppgifter som ingår i registret används i regel av Bostadsproduktionsbyrån vid Helsingfors stad. I registret införs inga personbeteckningar.

För att man skall få åtkomst till registret krävs en personlig användaridentifikation och ett lösenord till både lokalnätet och kundregistersystemet.

En gång per dygn tas en säkerhetskopia av systemet.

13

FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

Kundregistrets uppgifter i den aktiva databasen förvaras högst tio år.

14

INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

I samband med att köpekontrakt görs upp informeras den registrerade om att personuppgifter som gäller honom registreras i kundregistret. Registerbeskrivningen för systemet finns till påseende hos verkets ansvariga personer och på stadens webbsidor.

15

RÄTT TILL INSYN

En registrerad kan hos den som sköter registret personligen eller skriftligt begära att få rätt till insyn i sina registeruppgifter. Den registeransvarige beslutar om rätten till insyn skall tillgodoses. Rätten till insyn tillgodoses inom en vecka från det begäran har framförts. En muntlig begäran om insyn som framförts på platsen kan tillgodoses omedelbart om personen kan identifieras. Registret innehåller inte några sådana uppgifter i fråga om vilka rätten till insyn inte kan tillgodoses.

16

RÄTTELSE AV UPPGIFTER

Den person som saken gäller kan hos den som sköter registret eller hos den registeransvarige när som helst skriftligt eller muntligt begära att en uppgift skall rättas.

17

FÖRBUDSRÄTT

Den registrerade har rätt att förbjuda att registeruppgifter används för direkt marknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning.

18

REGISTERFÖRVALTNING

I egenskap av registerförare utövar stadsstyrelsen beslutanderätt om registret. Stadsstyrelsen har delegerat beslutanderätten i fråga om registret till direktören för Bostadsproduktionsbyrån vid Helsingfors stad.

Direktören beslutar om

• redogörelsen över registret och uppgörandet av registerbeskrivningen
• användningen av registret, bestämmandet av innehållet och ändamålet, beviljandet av åtkomsträttigheter, informationen till den registrerade, tillgodoseendet av den registrerades rätt till insyn, rättelsen av uppgifter och utlämnandet av uppgifter
• det systemtekniska upprätthållandet av registret
• skyddet av registret, ordnandet av datasäkerheten, arkiveringen och förstöringen
• förordnandet av en registeransvarig och hans uppgifter

Registerfunktionerna sköts av de personer som är anställda på Bostadsproduktionsbyrån.

För underhållet av systemet har ett avtal ingåtts med ett företag som producerar underhållstjänster.

I adb-tekniska frågor bistår Bostadsproduktionsbyråns adb-planerare.

19

INTERNA ANVISNINGAR FÖR REGISTERVERKSAMHETEN SAMT UTBILDNING

Interna anvisningar för registerverksamheten utarbetas separat. Utbildningen av personalen planeras separat.