HELSINGIN KAUPUNKI HALLINTOKESKUS

SISÄLTÖ

1	REKISTERIN NIMI
2	REKISTERINPITÄJÄ
3	REKISTERIN VASTUUHENKILÖT
4	REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
5	REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
6	REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
7	REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
8	SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
9	REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
10	REKISTERIN SUOJAAMINEN
11	HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
12	REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
13	TARKASTUSOIKEUS JA SEN TOTEUTTAMINEN
14	TIEDON KORJAAMINEN
15	KIELTO-OIKEUS
16	REKISTERIHALLINTO
17	SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS
LIITE	VASTUUHENKILÖT VIRASTOITTAIN (ERILLINEN JATKUVAPÄIVITTEINEN TAULUKKO)

1
REKISTERIN NIMI

Helsingin kaupungin asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä (HELA-PROS).

Järjestelmä muodostuu toisiinsa dynaamisesti linkitetyistä osasovelluksista, jotka ovat:

· diaari (PROS)

· postikirja/kirjeet (PROS)

· kokousasiakirjat (PROS)

· arkisto (HELA)

2

REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin kaupunginhallitus

3
REKISTERIN VASTUUHENKILÖT

Hallintokeskuksen hallintojohtaja on asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän kaupunkitasoinen omistaja, jonka rekisterihallintoa koskevat tehtävät on kuvattu jäljempänä kohdassa 16.

Lisäksi rekisterillä on hallintojohtajan nimeämä kaupunkitasoinen sekä virastojen/laitosten nimeämät virasto-/laitoskohtaiset vastuuhenkilöt sekä rekisteriasioita hoitavat henkilöt, joiden yhteystiedot ilmenevät taulukossa, liite 1.

Kaupunkitasoinen vastuuhenkilö

Hallintokeskuksen vastuuhenkilö ohjaa järjestelmien käyttöä sekä hyväksyy yhdessä HELA -tuotantoryhmän kanssa asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmien kehittämisen kaupunkitasoisesti sovittujen periaatteiden mukaisesti. Talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosasto avustaa atk-teknisissä asioissa.

Virasto-/laitostasoinen vastuuhenkilö

Kussakin virastossa/laitoksessa on nimitettävä asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmien vastuuhenkilö ja järjestelmien pääkäyttäjät varahenkilöineen.

Virasto-/laitostasoisen vastuuhenkilö vastaa oman virastonsa /laitoksensa osalta, että asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmiä hoidetaan asianmukaisesti. Hänen tehtävänään on

- huolehtia, että käyttäjäryhmien kokoonpano on tarkoituksenmukainen ja ajan tasalla

- myöntää järjestelmien käyttöoikeudet sekä tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa

- huolehtia asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmien suojauksesta

- huolehtia, että järjestelmien käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus

- antaa tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista ja rekisteriin tallennetuista asiakirjoista

- huolehtia että virasto/laitos nimeää asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmien rekistereitä hoitavat henkilöt varahenkilöineen vastuualueittain: diaari ja postikirja sekä asiakirjanhallintajärjestelmä.

4
REKISTERIASOITA HOITAVAT HENKILÖT

Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

5
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

PERUSTE

Rekisteröidyt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään asianhallintajärjestelmään. Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Asiakirjanhallintajärjestelmään arkistoidaan asiankäsittelyssä syntyneet valmistelu- ja päätösasiakirjat.

Viranomainen tarvitsee valmistelutyössään tietoja kaupungin hallinnossa vireillä olevista ja jo ratkaistuista asioista.

KÄYTTÖTARKOITUS

Järjestelmän käyttötarkoituksena on

· seurata virastoissa/laitoksissa valmisteltavien asioiden käsittelyn etenemistä kaupungin hallinnossa asianhallintajärjestelmän avulla: diaari, postikirja, kokousasiakirjat, päätösluettelo, viraston/osaston kirjeet

· antaa tietopalvelua asian käsittelyvaiheista ja päätöksistä viranomaisille ja kuntalaisille sekä lehdistölle yksilöidyn pyynnön perusteella noudattaen viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia ja henkilötietolakia sekä niiden pohjalta annettuja ohjeita ja määräyksiä.

Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmään rekisteröidään pääsääntöisesti kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lauta- ja johtokuntien sekä viranhaltijoiden päätettävät asiat.

6
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asianhallintajärjestelmän diaarissa ja postikirjassa tieto on määrämuotoisessa muodossa (dataa).

Diaarissa ovat seuraavat tiedot:

- henkilön nimi- ja osoitetiedot

- käsiteltävän asian kuvaus

- asian kuvailutiedot

- asian käsittelytiedot ja päätökset.

Postikirjassa ovat seuraavat tiedot:

- lähtevän postin kirjenumero, joka on vuosittain ykkösestä alkaen juokseva

- vastaanottajan nimi- ja osoitetiedot.

Asiakirjanhallintajärjestelmään tallennettavat päätösasiakirjat liiteaineistoineen ovat vapaamuotoista dataa ja saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja:

- henkilön nimi- ja osoitetiedot, henkilötunnus, ammatti yms.

- käsiteltävän asian vaatimat yksilöivät ja kuvaavat tiedot

- käsiteltävien asiakirjojen kuvailutiedot.

Diaarista on yhteys asiakirjanhallintajärjestelmään tallennettuihin vastaaviin päätösasiakirjoihin sekä niihin mahdollisesti liitettyihin liiteasiakirjoihin.

Tiedot tallennetaan joko julkisina tai salassa pidettävinä siten, että salassa pidettävän tiedon kohdalla mainitaan myös salassapidon peruste. Asiakirjan julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan.

Henkilöstöasioita koskevien asiakirjojen lukuoikeus on myönnetty erikseen nimetylle virasto-/laitoskohtaiselle henkilöstöasiat -käyttäjäryhmälle. Muiden tietojen käyttöoikeus määritellään käyttäjäkohtaisesti edellä esitettyjen periaatteiden mukaisesti.

7
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriä päivitetään asianosaisilta, esimerkiksi vireillepanijalta, lausunnon antajalta tai asian käsittelijältä saaduilla käsittelyvaiheen tiedoilla sekä asiankäsittelyssä syntyvien tai siihen muuten kuuluvien asiakirjojen tiedoilla.

8
SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella kaupungin hallinnon ulkopuoliselle.

9
REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN

Asian- ja asiakirjanhallintahallintajärjestelmistä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.

10
REKISTERIN SUOJAAMINEN

Lähtökohtana on, että diaari-, postikirja- ja tekstiarkistot ovat julkisia, ellei tietoa ole erikseen säädetty salassa pidettäväksi.

Asianhallintajärjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä kirjallista sitoumusta vastaan.

Asiakirjanhallintajärjestelmän käyttöoikeus on määritelty käyttäjäryhmittäin.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Mikäli tieto on säädetty salassa pidettäväksi, siitä tulee merkintä diaariin, postikirjaan ja asiakirjaan. Erityisesti otetaan huomioon turvakiellon tai asianosaisen oman perustellun pyynnön vuoksi salassa pidettävät osoitetiedot.

Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmiä käytetään ja hallinnoidaan suljetussa verkkoympäristössä, joka on toteutettu kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukaisesti.

Työasemat, joilla järjestelmiä käytetään, sijaitsevat huoneissa, joihin kaupungin hallinnon ulkopuolisilta on pääsy vain kulunvalvonnan kautta.

Järjestelmästä otetaan vähintään kerran vuorokaudessa varmuuskopio, jota säilytetään suojatussa paikassa erikseen palvelinlaitteista.

11
HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS,

ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Asiakohtaisia tietoja säilytetään diaarin aktiivitietokannassa vähintään viisi vuotta sen jälkeen, kun asia on merkitty päättyneeksi. Tämän jälkeen tiedot on tarkoitus siirtää ns. passiivitietokantaan, mutta kuitenkin pitää edelleenkin omassa käytössä. Diaarin aktiivitietokannasta otetaan 1- ja 5-vuosittain ns. arkistotulosteet, jotka toimitetaan kaupunginarkiston säilytettäviksi erikseen sovitun ajan kuluttua.

Asiakirjanhallintajärjestelmän tiedot säilytetään toistaiseksi.

12
REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Asian vireillepanijalle ilmoitetaan kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmään ja että järjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä viraston/laitoksen kirjaamossa sekä Helsingin kaupungin www-sivuilla.

13
TARKASTUSOIKEUS JA SEN TOTEUTTAMINEN

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin kaupunkitasoiselle tai asianomaiselle virasto-/laitoskohtaiselle vastuuhenkilölle.

Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän omistajana hallintokeskuksen hallintojohtaja saatuaan selvityksen asianomaiselta yksiköltä. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän (4) viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

14
TIEDON KORJAAMINEN

Henkilötietojen virheettömyys tarkastetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Näiden tietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista.

Valmistelija, kokoussihteeri, diaarin, postikirjan tai arkiston nimetty vastuuhenkilö huolehtii itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.

Vaatimus virheellisen henkilötiedon korjaamiseksi esitetään kaupunkitasoiselle tai asianomaiselle virasto-/laitoskohtaiselle vastuuhenkilölle.

Hallintokeskuksen hallintojohtaja päättää virheellisen rekisteritiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Tiedon korjaamisesta päätöksen mukaisesti huolehtii virasto/laitoskohtainen vastuuhenkilö.

15
KIELTO-OIKEUS

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

16
REKISTERIHALLINTO

Kaupunginhallitus käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kaupunginhallitus on siirtänyt päätösvaltaa asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän osalta hallintojohtajalle.

Hallintojohtaja päättää

· rekisteriselosteen laatimisesta

· rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta

· rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta

· rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä

· esityksestä rekisteröidyn tiedoissa esiintyneen virheen korjaamisesta ja valvoo, että virhe tulee korjattua

· rekisterin kaupunkitasoisen vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Asian valmistelija määrittelee salassa pidettävät tiedot.

Rekisteritoimintoja toteuttavat kaupungin hallinnon palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.

Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmien ylläpidosta tehdään kaupunkitasoiset ylläpitosopimukset ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen/yritysten kanssa. Atk-teknisissä asioissa avustaa talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosasto.

Rekisteriseloste ja siihen liittyvä ajantasaisesti päivitettävä vastuuhenkilö-taulukko on nähtävissä virastojen/laitosten kirjaamoissa sekä kaupungin www-sivuilla.

17
SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset käyttöohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.