HELSINGFORS STAD FÖRVALTNINGSCENTRALEN

INNEHÅLL

1	REGISTRETS NAMN
2	REGISTERFÖRARE
3	REGISTERANSVARIGA
4	PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN
5	GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET OCH REGISTRETS ÄNDAMÅL
6	INNEHÅLL I REGISTRET
7	KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET
8	ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT
9	SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER
10	SKYDD AV REGISTRET
11	FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA
12	INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE
13	RÄTT TILL INSYN OCH TILLGODOSEENDE AV DENNA RÄTT
14	RÄTTELSE AV EN UPPGIFT
15	FÖRBUDSRÄTT
16	REGISTERFÖRVALTNING
17	INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING
BILAGA	ANSVARIGA FÖRVALTNINGSVIS (SEPARAT KONTINUERLIGT UPPDATERAD TABELL)

1
REGISTRETS NAMN

Helsingfors stads ärende- och dokumenthanteringssystem (HELA-PROS).

Systemet består av följande deltillämpningar som är dynamiskt länkade till varandra:

· diarium (PROS)

· postbok/skrivelser (PROS)

· styrtillämpning (PROS)

· arkiv (HELA)

2

REGISTERFÖRARE

Helsingfors stadsstyrelse

3
REGISTERANSVARIGA

Förvaltningscentralens förvaltningsdirektör är ärende- och dokumenthanteringssystemets ägare på stadsnivå, vars uppgifter i fråga om registerförvaltningen beskrivs nedan i punkt 16.

Dessutom har registret en av förvaltningsdirektören utsedd ansvarig på stadsnivå och av verken/inrättningarna utsedda ansvariga på verks‑/inrättningsnivå och dessutom personer som sköter registerärenden, vilkas kontaktinformation framgår av en tabell, bilaga 1.

Ansvarig på stadsnivå

Den som är ansvarig vid förvaltningscentralen styr användningen av systemen och godkänner tillsammans med HELA-produktionsgruppen utvecklingen av ärende- och dokumenthanteringssystemen enligt de överenskomna principerna på stadsnivå. Ekonomi- och planeringscentralens IT-avdelning biträder i datatekniska frågor.

Ansvarig på verks-/inrättningsnivå

Vid varje verk/inrättning skall det utses en ansvarig för ärende- och dokumenthanteringssystemen, likaså huvudanvändare för systemen och ställföreträdare för dem.

Den som är ansvarig på verks-/inrättningsnivå ansvarar vid sitt verk/sin inrättning för att ärende- och dokumenthanteringssystemen sköts vederbörligt. Den som är ansvarig har till uppgift

- att se till att användargruppernas sammansättning är ändamålsenlig och uppdaterad

- att bevilja åtkomsträttigheter till systemen och att justera åtkomsträttigheterna vid behov, dock minst en gång om året

- att se till att ärende- och dokumenthanteringssystemen är skyddade

- att se till att det ges direktiv om hur systemen skall användas och att de som använder systemen får tillräckligt med utbildning

- att ge uppgifter om registret och den registrerades rättigheter och om de dokument som är införda i registret

- att se till att verket/inrättningen utser personer som sköter registren inom ärende- och dokumenthanteringssystemen och ställföreträdare för dem ansvarsområdesvis: diariet och postboken samt dokumenthanteringssystemet.

4
PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

Den som sköter registerärenden har till uppgift att tillgodose åtkomsträttigheter då sådana beviljats och att ge närmare uppgifter om registret och den registrerades rättigheter.

5
GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET OCH REGISTRETS ÄNDAMÅL

GRUND

De registrerade är parter i de ärenden som registreras i ärendehanteringssystemet. I systemet registreras endast sådana uppgifter som är nödvändiga för att ärendet skall kunna skötas. I dokumenthanteringssystemet arkiveras de berednings- och beslutshandlingar som härrör från behandlingen av ett ärende.

Myndigheten behöver i sitt beredningsarbete uppgifter om ärenden som är aktuella och om ärenden som redan avgjorts i stadsförvaltningen.

ÄNDAMÅL

Ändamålet med systemet är

· att följa hur de ärenden som bereds vid verken/inrättningarna avancerar i stadsförvaltningen med hjälp av ärendehanteringssystemet: diarium, postbok, möteshandlingar, beslutsförteckning, verkets/avdelningens skrivelser

· att tillhandahålla informationstjänst för myndigheter och kommuninvånare och på grundval av en specificerad begäran för pressen i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och personuppgiftslagen och med stöd av dessa utfärdade föreskrifter och bestämmelser.

I ärende- och dokumenthanteringssystemet registreras huvudsakligen ärenden som skall avgöras av stadsfullmäktige, stadsstyrelsen, nämnderna, direktionerna och tjänsteinnehavare.

6
INNEHÅLL I REGISTRET

Informationen i ärendehanteringssystemets diarium och postbok följer en bestämd form (data).

Diariet innehåller följande uppgifter:

- personens namn- och adressuppgifter

- beskrivning av det ärende som skall behandlas

- referensdata för ärendet

- information om behandlingen av ärendet och beslut.

Postboken innehåller följande uppgifter:

- ett löpande skrivelsenummer för den utgående posten, som årligen börjar från nummer ett

- mottagarens namn- och adressuppgifter.

De beslutshandlingar som registreras i dokumenthanteringssystemet och bilagematerialet till dessa är data i fri form och kan innehålla bl.a. följande uppgifter:

- personens namn- och adressuppgifter, personbeteckning, yrke o.dyl.

- uppgifter som specificerar och beskriver det ärende som behandlas

- referensdata för de dokument som behandlas.

Diariet är förbundet med motsvarande beslutsdokument i dokumenthanteringssystemet och med eventuella bilagehandlingar till dessa.

Uppgifterna registreras antingen som offentliga eller som sekretessbelagda. Vid en sekretessbelagd uppgift anges också grunden för sekretessen. Tidpunkten för när en handling blir offentlig bestäms enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Rätt att läsa dokument som innehåller personalärenden har beviljats en särskilt fastställd användargrupp för personalärenden vid verket/inrättningen i fråga. Åtkomsträttigheterna till andra uppgifter fastställs användarvis i enlighet med principerna ovan.

7
KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Registret uppdateras med uppgifter som under behandlingen fåtts av parterna, t.ex. den som inlett ärendet, den som avgett utlåtande eller den som behandlat ärendet, och med uppgifter från dokument som härrör från behandlingen av ärendet eller i övrigt hänför sig till denna.

8
ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

Personuppgifter lämnas ut endast på grundval av en specificerad begäran om uppgifter till personer utanför stadsförvaltningen.

9
SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Ärende- och dokumenthanteringssystemen är inte förbundna med några andra register.

10
SKYDD AV REGISTRET

Utgångspunkten är att diarie‑, postboks- och textarkiven är offentliga om det inte separat har bestämts att en uppgift är sekretessbelagd.

Användningen av ärendehanteringssystemet kräver en användaridentifikation och ett personligt lösenord. Användaridentifikationen ges mot en skriftlig förbindelse då åtkomsträttigheten beviljas.

Åtkomsträttigheten till dokumenthanteringssystemet är fastställd enligt användargrupp.

Åtkomsträttigheten upphör då den anställda inte längre sköter de uppgifter för vilka åtkomsträttigheten beviljats. Samtidigt tas användaridentifikationen ur bruk.

Om det har bestämts att en uppgift är sekretessbelagd, görs det en anteckning om detta i diariet, postboken och själva dokumentet. Speciellt beaktas adressuppgifter som skall hemlighållas på grund av skyddsförbud eller en motiverad begäran av parten själv.

Ärende- och dokumenthanteringssystemen används och administreras i en sluten nätomgivning, som är uppbyggd i enlighet med stadens krav på datasekretess och datasäkerhet.

De persondatorer med vilka systemen används är belägna i sådana rum som av dem som inte hör till stadsförvaltningen kan nås endast via passagekontroll.

Av systemet tas minst en gång om dygnet en säkerhetskopia, som förvaras på en skyddad plats separat från serverutrustningen.

11
FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV

PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

Uppgifter om ett enskilt ärende förvaras i diariets aktiva databas minst fem år efter att ärendet har slutbehandlats. Därefter är det meningen att uppgifterna skall överföras till en passiv databas, men fortfarande vara i internt bruk. Av diariets aktiva databas görs varje och vart femte år arkivutskrifter, som efter en överenskommen tid skickas till stadsarkivet för separat förvaring.

Uppgifterna i dokumenthanteringssystemet förvaras tills vidare.

12
INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

Den som inlett ett ärende meddelas skriftligt att hans namn och adressuppgifter är registrerade i ärende- och dokumenthanteringssystemet och att systemets registerbeskrivning finns tillgänglig på verkets/inrättningens registratorskontor och på Helsingfors stads www-sidor.

13
RÄTT TILL INSYN OCH TILLGODOSEENDE AV DENNA RÄTT

En registrerad kan framföra en begäran om rätt till insyn personligen eller skriftligt hos den som är ansvarig för registret på stadsnivå eller hos den som är ansvarig för registret på verks‑/inrättningsnivå.

Beslut om tillgodoseende av rätten till insyn fattas av förvaltningsdirektören vid förvaltningscentralen, som är ärende- och dokumenthanteringssystemets ägare, sedan han fått en utredning av enheten i fråga. Rätten till insyn tillgodoses i regel inom fyra (4) veckor efter att begäran framställts. Registret innehåller inte några sådana uppgifter i fråga om vilka rätten till insyn inte kan tillgodoses.

14
RÄTTELSE AV EN UPPGIFT

Att personuppgifterna är korrekta granskas vid behov i befolkningsdatasystemet. I fråga om dessa uppgifter är det vid behandlingen av ärendet möjligt för parten att komma med sin egen ståndpunkt om uppgifterna.

Beredaren, mötessekreteraren och den som ansvarar för diariet, postboken eller arkivet ser själv till att ett fel som han upptäckt omedelbart blir rättat.

Yrkande om rättelse av en felaktig personuppgift framställs hos den som är ansvarig för registret på stadsnivå eller hos den som är ansvarig för registret på verks‑/inrättningsnivå.

Beslut om rättelse av en uppgift på yrkande av den registrerade fattas av förvaltningsdirektören vid förvaltningscentralen. Den som är ansvarig för registret på verks‑/inrättningsnivå ser till att uppgiften blir rättad i enlighet med beslutet.

15
FÖRBUDSRÄTT

Uppgifter för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning utlämnas inte ur registret utan tillstånd av den registrerade.

16
REGISTERFÖRVALTNING

I egenskap av registerförare utövar stadsstyrelsen beslutanderätt om registret. Stadsstyrelsen har delegerat beslutanderätten i fråga om ärende- och dokumenthanteringssystemet till förvaltningsdirektören.

Förvaltningsdirektören beslutar om

· uppgörandet av en registerbeskrivning

· användningen av registret, bestämmandet av innehållet och användningsändamålet, beviljandet av åtkomsträttigheter, information till den registrerade, tillgodoseende av den registrerades rätt till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter

· det systemtekniska upprätthållandet av registret

· skydd av registret, ordnande av datasäkerhet, arkivering och förstöring

· rättelse av ett fel i uppgifterna om en registrerad på framställning och övervakar att felet blir rättat

· förordnandet av en registeransvarig på stadsnivå och hans uppgifter.

Den som bereder ett ärende bestämmer vilka uppgifter som är sekretessbelagda.

Registerfunktionerna genomförs av anställda vid stadsförvaltningen inom ramen för deras åtkomsträttigheter.

Om upprätthållandet av ärende- och dokumenthanteringssystemen ingås det avtal på stadsnivå med ett eller flera företag som producerar sådana tjänster. I datatekniska frågor biträder ekonomi- och planeringscentralens IT-avdelning.

Registerbeskrivningen och en därtill ansluten uppdaterad tabell över de ansvariga finns tillgängliga på verkens/inrättningarnas registratorskontor och på stadens www-sidor.

17
INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

Interna direktiv för användningen utarbetas separat. Utbildningen av personalen planeras separat.