INNEHÅLL

Alkuun

1

REGISTRETS NAMN

Personaladministrativa datasystemet

Alkuun

2

REGISTERFÖRARE

Helsingfors stadsstyrelse

Alkuun

3

REGISTERANSVARIG

Stadskamrer Tuula Jäppinen

Till den registeransvarigas uppgifter hör att se till att det personaladministrativa datasystemet sköts vederbörligt, bl.a.

• att kontrollera åtkomsträttigheterna vid behov, dock minst en gång om året
• att se till att informationen är skyddad
• att se till att det ges direktiv om hur systemet skall användas och att de som använder systemet får tillräckligt med utbildning.

Alkuun

4

PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

Samordning av registret och systemtekniska ändringar:

Systemtekniska tolkningar och ändringar:

Åtkomsträttigheter och ändringar i styruppgifterna:

Utöver dessa personer har det för de olika verken förordnats registeransvariga, som svarar för utnyttjandet av informationen och den registrerades rätt att kontrollera och rätta uppgifter om sig själv.

Alkuun

5

REGISTRETS ÄNDAMÅL

I registret införs den information som staden vid skötseln av arbetsgivaruppgifter behöver om sina arbetstagare, förtroendevalda och personer som hör till stadens eget pensionssystem. De mest typiska användningsområdena för informationen är:

– löneuträkning och -betalning

– inskrivning av uppgifter som påverkar pensionen

– förskottsinnehållning

– bestämmande av förmåner för löntagare

– personalstatistik

Alkuun

6

GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

Med hjälp av registret kan staden utföra de uppgifter som på grundval av lagar och kollektivavtal hör till staden såsom arbetsgivare. I systemet registreras endast sådana uppgifter som är nödvändiga för att ärendena skall kunna skötas.

Alkuun

7

INNEHÅLL I REGISTRET

Registret är indelat i särskilda delsystem och separata databaser som innehåller:

– månadsavlönade (HIJAT)

– timavlönade (TPJAT)

– personalkartotek (NIJAT)

– anställningsregister (VAKAT)

– pensionstagare

– arvodestagare (PAJAT)

– system för statistik över löntagare (HEVY)

Systemet innehåller följande delfunktioner:

• uträkning av löner, arvoden och pensioner i enlighet med stadens eget pensionssystem (nedan löneuträkning) och upprätthållande av de basuppgifter som behövs för detta
• utbetalning av prestationer inom löneuträkningen
• personalkartotek
• behandling av frånvarouppgifter
• behandling av semesteruppgifter
• behandling av pensionsuppgifter
• personalstatistik
• upprätthållande och utnyttjande av uppgifter om förtroendevalda och om sammansättningen i organ
• utnyttjande av andra uppgifter

Största delen av informationen i systemet är formbunden, t.ex.

• en persons namn och adressuppgifter, personbeteckning, uppgifter om arbetet, uppgifter om lönen o.dyl.

I personalkartoteksdelen går det att införa uppgifter också i fri form under bestämda rubriker.

Alkuun

8

KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Registret uppdateras med uppgifter som lön-, arvodes- och pensionstagarna ger då anställningsförhållandet inleds och med beslutsfattarnas beslut om anställningsförhållandena. Alla uppgifter som uppdateras och som påverkar lönen och anställningsvillkoren baserar sig på skriftliga dokument.

I anslutning till varje lönekörning uppdateras de uppgifter som påverkar uträkningsperiodens lön. En gång om året uppdateras uppgifterna från beskattaren om förskottsinnehållningen för enskilda löntagare.

Alkuun

9

ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

De registrerade (löntagarna) får en specifikation över de viktigaste basuppgifterna, den utbetalda lönen och innehållningarna i anslutning till varje löneutbetalning.

Individuella personuppgifter lämnas ut som massöverföringar på grundval av lagar en gång om året till beskattaren, fyra gånger om året till Kommunernas pensionsförsäkring och två gånger om året till den statliga statistikcentralen.

Vissa baspersonuppgifter, såsom en persons namn, uppgiftsbeteckning, verk, hemadress osv., lämnas ut en gång i månaden till personalhälsovårdens datasystem, som upprätthålls av personalhälsovårdscentralen.

Uppgifter som identifierar en person och uppgifter om nettolönen och intressekontorets innehållning lämnas efter varje uträkningskörning ut till stadens eget intressekontorssystem i fråga om dem som hör till intressekontoret.

Fackorganisationernas huvudförtroendemän får minst två gånger om året specificerade personuppgifter i fråga om deras egna huvudorganisationer.

En enskild löntagare kan när som helst kontrollera sina egna personuppgifter hos löneuträknaren.

Alkuun

10

ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret används av stadens verk och inrättningar för skötseln av arbetsgivaruppdrag. Varje verk kan uppdatera och bläddra i uppgifter om dess egen personal. I regel har bara verkens personalavdelningar rätt att uppdatera och bläddra i systemet (löneuträknare, personalsekreterare och dessas chefer).

Personalen vid revisionskontoret och stadskansliets enhet för intern revision har rätt att vid granskningsverksamheten bläddra i de uppgifter om löntagarnas lön som är föremål för granskning.

Enheten för datasystem vid stadskansliets drätselkontor gör upp statistik och listningar för centralförvaltningen. Enheten övervakar också användningen av systemet och förbereder särskilda anhållanden om utlämnande.

Alkuun

11

SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Under punkt 9 förtecknas de myndigheter och register till vilka uppgifter lämnas ut ur det personaladministrativa datasystemet. Detta register är inte förbundet med några andra system.

Alkuun

12

SKYDD AV REGISTRET

Utgångspunkten är att filerna inom personaladministrationen innehåller personuppgifter som delvis är känsliga eller som får lämnas ut endast i begränsad utsträckning. Behandlingen av dem utförs endast av yrkesfolk inom personaladministrationen. Linjecheferna kan i begränsad utsträckning bläddra i vissa person- och löneuppgifter.

Systemets huvuddatabaser och program finns på centraldatorn vid ett företag som producerar användartjänster och verkens arbetsstationer har linjeförbindelse till denna dator. Novo Group Oyj upprätthåller programvaran.

Den som använder registret måste ha en personlig användaridentifikation och ett lösenord, och systemet kräver att detta byts ut med jämna mellanrum. Användaridentifikationen ges då åtkomsträttigheten beviljas. Åtkomsträttigheten upphör då den anställda inte längre sköter de uppgifter för vilka åtkomsträttigheten beviljats. Samtidigt tas användaridentifikationen ur bruk. Åtkomsträttigheterna fastställs centraliserat vid drätselkontorets enhet för datasystem på förslag av verkets registeransvariga.

Alkuun

13

FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV

REGISTERUPPGIFTERNA

Då ett anställningsförhållande upphör överförs uppgifterna om den anställda i slutet av följande år till ett s.k. passivt register, därifrån de vid behov kan aktiveras.

En gång om året mikrofilmas alla uppgifter om löneuträkning. Mikrofilmerna förvaras vid stadsarkivet i minst 50 år.

Vid arkiveringen och förstöringen tillämpas de gällande bestämmelserna och föreskrifterna.

Alkuun

14

INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

Den registrerade meddelas då arbetsavtalet ingås att hans personuppgifter är registrerade i det personaladministrativa datasystemet och att systemets registerbeskrivning finns tillgänglig hos verkets registeransvariga och på stadens www-sidor.

Alkuun

15

RÄTT TILL INSYN En registrerad kan framföra en begäran om rätt till insyn personligen eller skriftligt hos löneuträknaren. Beslut om tillgodoseende av rätten till insyn i skriftlig form fattas av den chef som ansvarar för personaladministrationen. Rätten till insyn tillgodoses inom två veckor från begäran. En muntlig begäran om rätt till insyn kan tillgodoses omedelbart, förutsatt att personen i fråga kan identifieras.

Registret innehåller inte några sådana uppgifter i fråga om vilka rätten till insyn inte kan tillgodoses.

Alkuun

16

RÄTTELSE AV EN UPPGIFT

En löntagare kan när som helst yrka på rättelse av en uppgift hos löneuträknaren eller motsvarande. Alla uppgifter som påverkar lönen och anställningsvillkoren bör basera sig på ett skriftligt dokument.

Alkuun

17

FÖRBUDSRÄTT

Den registrerade har rätt att förbjuda behandling av uppgifter som gäller honom själv för direktreklam, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning.

Alkuun

18

REGISTERFÖRVALTNING

I egenskap av registerförare utövar stadsstyrelsen beslutanderätt om registret. Stadsstyrelsen har delegerat beslutanderätten i fråga om registret till finansdirektören och personaldirektören.

Finansdirektören beslutar om

• uppgörandet av en registerbeskrivning
• användningen av registret, bestämmandet av innehållet, beviljandet av åtkomsträttigheter, information till den registrerade, tillgodoseende av den registrerades rätt till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter
• det systemtekniska upprätthållandet av registret
• skydd av registret, ordnande av datasäkerhet, arkivering och förstöring
• förordnandet av en registeransvarig och hans uppgifter.

Personaldirektören beslutar om

• sådant utlämnande och sådan annan användning av uppgifter om löntagarna som inte hör till den normala användningen av uppgifterna (t.ex. utlämnande av uppgifter för forskningsbruk).

Registerfunktionerna genomförs av stadsanställda inom ramen för deras åtkomsträttigheter.

Om användningen och upprätthållandet av det personaladministrativa datasystemet har ingåtts ett avtal med ett företag som producerar sådana tjänster.

Alkuun

19

INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

Interna direktiv för registerverksamheten utfärdas separat. Personalutbildningen planeras separat för varje kalenderår då den årliga utbildningsplanen görs upp.