Antolainajärjestelmä

Helsingin kaupunginhallitus

Kaupunginkamreeri Tuula Jäppinen, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että antolainajärjestelmää käytetään asianmukaisesti ts. että mm.

Rekisteriasioita hoitavien henkilöiden tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevat tiedot.

Kaupungin antolainojen ja takausten hoitaminen. Järjestelmään rekisteröidään lainansaajien, takauksensaajien ja takaajien henkilö- ja yhteystiedot ja lainojen tiedot. Järjestelmän avulla lainansaajilta laskutetaan lainojen korot ja lyhennykset sekä hoidetaan lainojen ja takausten kirjanpito.

Rekisteröidyt ovat kaupungin lainansaajia, lainojen takaajia tai yhteisöjä, joiden lainoista kaupunki on antanut takauksen. Järjestelmään rekisteröidään vain lainojen ja takausten hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisterin tietosisältö on seuraava:

Rekisteriä päivitetään

Mikäli asiakkaalla on henkilöstökassan lainoja, antolainajärjestelmästä siirretään lainojen korko- ja lyhennysveloitukset henkilöstökassajärjestelmään jäsenten tileille.

Verottajalle annetaan vuosittain tiedot asuntolainojen maksetuista koroista ja lainapääomista.

Aravalainansaajien nimi- ja osoitetietoja luovutetaan järjestelmästä tarvittaessa kiinteistöviraston tonttiosastolle asuntoyhtiöiden ja omakotitalojen tontinvuokrien valvontaa varten.

Muilta osin henkilötietoja ei luovuteta järjestelmästä.

Rekisteri on vain kaupunginkanslian rahatoimiston rahoitusyksikön ja henkilöstökassan lainoja hoitavien henkilöiden käytössä. Lisäksi tarkastusviraston ja sisäisen tarkastuksen toimiston henkilökunnalla on selailuoikeus tietoihin tarkastustehtävänsä vuoksi.

Käyttöoikeudet järjestelmän eri osa-alueisiin on rajoitettu käyttöoikeusryhmin, käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Rekisteristä tulostetaan asiakkaiden lainalaskut käyttäen Postin E-kirjettä eräpäivittäin tai pyydettäessä ja lähetetään lainansaajille. Huomautuslaskut lähetetään lisäksi takaajille ja toisen velasta pantin antaneille. Lainatodistukset tulostetaan asiakkaille vuosittain tai pyynnöstä. Asiakkaiden lainapääomat ja korot ilmoitetaan vuosittain Verohallitukselle. Kiinteistöviraston tonttiosastolle tulostetaan laina- ja vakuustietoja

Antolainajärjestelmä saa tietoja ja on yhteydessä muihin henkilörekistereihin kohtien 8 ja 9 mukaisesti.

Rekisteri on tarkoitettu vain kaupunginkanslian rahoitusyksikön ja henkilöstökassan lainoja hoitavien henkilöiden käyttöön. Tiedot ovat salassa pidettäviä ja ne on suojattu käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin, käyttäjätunnuksin ja henkilökohtaisin salasanoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Kaupunginkamreeri päättää käyttöoikeuden myöntämisestä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois ao. tehtävistä. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmä toimii Windows-NT-palvelimella. Laitteisto on ICL: tiloissa Konalassa, jonne on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa, joihin on pääsy ulkopuolelta vain kulunvalvonnan kautta.

Jäsentietoja säilytetään aktiivitietokannassa niin kauan kuin laina on voimassa ja lasku- ja maksutiedot kaksi vuotta (kuluva ja edellinen vuosi). Aktiivitietokannasta poistettavat tilitiedot säilytetään paperitulosteina tai mikrofilmillä arkistossa kymmenen vuoden ajan. Arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kaupunginarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Rekisteröidylle ilmoitetaan velkakirjassa tai takaus- tai panttaussitoumuksessa, jonka hän allekirjoittaa, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään antolainajärjestelmään, rekisterin käyttötarkoituksesta ja että järjestelmän rekisteriseloste on nähtävissä Helsingin kaupungin www-sivuilla ja kaupunginkanslian kirjaamossa.

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rahoitusyksikön tai henkilöstökassan henkilökunnalle. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa välittömästi. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Näiden tietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista.

Rahoitusyksikön tai henkilöstökassan henkilökuntaan kuuluva, jolla on oikeus tietojen korjaamiseen, huolehtii itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.

Kaupunginkamreeri päättää tietojen korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus voidaan esittää kenelle tahansa rahoitusyksikön tai henkilöstökassan henkilökuntaan kuuluvalle. Tiedon korjaamisesta huolehtivat rekisteriasioita hoitavat vastuuhenkilöt.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Kaupunginhallitus käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kaupunginhallitus on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta rahoitusjohtajalle.

Rahoitusjohtaja päättää

Rekisteritoimintoja toteuttavat kaupunginkanslian palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.

Antolainajärjestelmän ylläpidosta on sopimus ylläpitopalveluita tuottavan yrityksen kanssa. Atk-teknisissä asioissa avustavat palveluja tuottava yritys ja kaupunginkanslian tietotekniikkayksikkö.

Sisäiset käyttöohjeet ja koulutus toteutetaan erikseen.