Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä

Helsingin kaupunginhallitus

Alkuun

Kaupunginkamreeri Tuula Jäppinen

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm.

Rekisterin koordinointi ja järjestelmätekniset muutokset:

Järjestelmäpäällikkö Kari Kallio

Järjestelmätekniikan tulkinnat ja muutokset:

Käyttöoikeudet ja ohjaustietojen muutokset:

Näiden henkilöiden lisäksi on nimetty virastokohtaiset vastuuhenkilöt, jotka vastaavat tietojen hyväksikäytöstä ja rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevat tiedot.

Järjestelmään merkitään ne tiedot, joita kaupunki hoitaessaan työnantajatehtäviä tarvitsee työntekijöistään, luottamushenkilöistään sekä kaupungin omaan eläkejärjestelmään kuluvista henkilöistä. Tietojen tyypillisimmät käyttöalueet ovat:

Rekisterin avulla kaupunki voi suorittaa ne tehtävät, jotka sille työnantajana lakien ja työehtosopimusten perusteella kuuluu. Järjestelmään merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteri on jaettu erillisiin osajärjestelmiin ja erillisiin tietokantoihin, jotka sisältävät:

Järjestelmä sisältää seuraavia osatoimintoja:

Järjestelmän tiedot ovat valtaosaltaan määrämuotoisessa muodossa, kuten esim.

Henkilökortisto-osuuteen voidaan merkitä tietoja myös vapaamuotoisesti määrämuotoisten otsakkeiden alle.

Rekisteriä päivitetään palkan-, palkkioiden ja eläkkeensaajan antamilla tiedoilla palvelussuhteen alkaessa ja päätöksentekijöiden palvelussuhteita koskevilla päätöksillä. Kaikki palkkaan ja palvelussuhteen ehtoihin vaikuttavat päivitettävät tiedot perustuvat kirjallisiin dokumentteihin.

Jokaisen palkka-ajon yhteydessä päivitetään laskentakauden palkkaan vaikuttavat tiedot. Kerran vuodessa päivitetään verottajalta saadut palkansaajakohtaiset ennakonpidätystiedot.

Rekisteröidyt henkilöt (palkansaajat) saavat tärkeimmistä perustiedoista, maksetusta palkasta ja palkanpidätyksistä erittelyn jokaisen palkanmaksun yhteydessä.

Yksilötason henkilötietoja luovutetaan massasiirtoina ao. lakien perusteella kerran vuodessa verottajalle, neljä kertaa vuodessa Kunnalliselle eläkevakuutukselle ja kaksi kertaa vuodessa valtion tilastokeskukselle.

Eräitä perushenkilötietoja, kuten henkilön nimi, tehtävänimike, virasto, kotiosoite jne luovutetaan kerran kuussa työterveyshuollon tietojärjestelmään, jota pitää työterveyskeskus.

Henkilön identifiointitiedot, tiedot nettopalkasta ja henkilöstökassapidätyksestä luovutetaan jokaisen laskenta-ajon jälkeen kaupungin omaan henkilöstökassajärjestelmään niiden henkilöiden osalta, jotka kuuluvat henkilöstökassaan.

Ammattijärjestöjen pääluottamusmiehet saavat vähintään kaksi kertaa vuodessa yksilöidyt henkilötiedot oman pääjärjestönsä osalta.

Yksittäinen palkansaaja voi tarkastaa omat henkilötietonsa palkanlaskijan luona milloin tahansa.

Rekisteri on kaupungin virastojen ja laitosten käytössä työnantajan tehtävien hoitoa varten. Jokainen virasto voi päivittää ja selata tietoja oman henkilökuntansa osalta. Pääsääntöisesti järjestelmän päivitys- ja selausoikeuksia on vain virastojen henkilöstöosastoilla (palkanlaskijat, henkilöstösihteerit ja näiden esimiehet).

Tarkastusviraston ja kaupunginkanslian sisäisen tarkastustoiminnan yksikön henkilöstöllä on tarkastustoimintaa toteuttaessaan oikeus selata tarkastuksen kohteena olevia palkansaajien palkkatietoja.

Kaupunginkanslian rahatoimiston tietojärjestelmäyksikkö tekee tilastoja ja listauksia keskushallintoa varten. Tämä yksikkö myös valvoo järjestelmän käyttöä ja valmistelee erilliset luovutuspyynnöt.

Kohdassa 9 on lueteltu ne viranomaiset ja rekisterit, joihin henkilöstöhallinnon järjestelmistä luovutetaan tietoja. Mihinkään muihin järjestelmiin tämä rekisteri ei ole linkitetty.

Lähtökohtana on, että henkilöstöhallinnon tiedostot sisältävät henkilöitä koskevia tietoja, jotka ovat osittain arkaluonteisia tai joita koskee luovutusrajoitus. Niiden käsittely on pelkästään henkilöstöhallinnon ammattilaisten käsissä. Linjaesimiehet voivat rajoitetusti selailla eräitä henkilö- ja palkkatietoja.

Järjestelmän päätietokannat ja ohjelmistot ovat käyttöpalveluja tuottavan yrityksen keskuskoneella, johon virastojen työasemat ovat linjayhteydessä. Novo Group Oyj huolehtii ohjelmiston ylläpidosta.

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Käyttöoikeudet määritellään keskitetysti rahatoimiston tietojärjestelmäyksikössä viraston vastuuhenkilön tekemän ehdotuksen perusteella.

Henkilön palvelussuhteen päätyttyä tiedot siirretään seuraavan vuoden lopussa ns. passiivitiedostoon, josta ne voidaan tarvittaessa aktivoida.

Kerran vuodessa mikrofilmataan kaikki palkkalaskelmatiedot. Mikrofilmit säilytetään kaupunginarkistossa vähintään 50 vuotta.

Arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Rekisteröidylle annetaan työsopimuksen tekemisen yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään ja että järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävissä viraston vastuuhenkilöllä ja kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti palkanlaskijalle. Kirjallisen tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää viraston henkilöstöhallinnon tehtävistä vastaava esimies. Tarkastusoikeus toteutetaan kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Palkanlaskijan luona esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa.

Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Palkansaaja voi esittää tiedon korjaamista milloin tahansa palkanlaskijalle tai vastaavalle. Kaikkien palkkaan ja palvelussuhteiden ehtoihin vaikuttavien tietojen pitää perustua kirjalliseen dokumenttiin.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Kaupunginhallitus käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kaupunginhallitus on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta rahoitusjohtajalle ja henkilöstöjohtajalle.

Rahoitusjohtaja päättää

Henkilöstöjohtaja päättää

Rekisteritoimintoja toteuttavat kaupungin palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän ylläpidosta on tehty käyttö- ja ylläpitosopimus tietotekniikan käyttö- ja ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen kanssa.