INNEHÅLL

Till_början

1
REGISTRETS NAMN

Lånesystemet

Till_början

2
REGISTERFÖRARE

Helsingfors stadsstyrelse

Till_början

3
REGISTERANSVARIG

• att åtkomsträttigheterna kontrolleras vid behov, dock minst en gång om året
• att informationen är skyddad, t.ex. att användaridentifikationer och lösenord utnyttjas på rätt sätt
• att det ges direktiv om hur systemet skall användas och att de som använder systemet får tillräckligt med utbildning.

Till_början

4
PERSON SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

• lånechef Eija Venetkoski-Kukka
• ekonomisekreterare Sinikka Härmä

De som sköter registerärenden har till uppgift att tillgodose åtkomsträttigheter då sådana beviljats och att ge närmare uppgifter om registret och den registrerades rätt att kontrollera och rätta uppgifter om sig själv.

Till_början

5
REGISTRETS ÄNDAMÅL

Att sköta stadens utgivna lån och borgensförbindelser. I systemet registreras låntagarnas, borgenstagarnas och borgensmännens person- och adressuppgifter och uppgifter om lånen. Med hjälp av systemet faktureras låneräntor och -amorteringar hos låntagarna och handhas bokföringen av lån och borgensförbindelser.

Till_början

6
GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

De registrerade har beviljats lån av staden, har gått i borgen för lån eller är sammanslutningar för vilkas lån staden gått i borgen. I systemet registreras endast sådana uppgifter som är nödvändiga för att lånen och borgensförbindelserna skall kunna skötas.

Till_början

7
INNEHÅLL I REGISTRET

• personens eller sammanslutningens namn, personbeteckning eller As-signum, medlemsnummer, adressuppgifter och eventuellt medlemsnummer i intressekontoret eller direktdebiteringsadress
• beslutet om beviljande av lån eller borgen, lånekapitalet, räntevillkor, amorteringsvillkor, förfallodagar, specialvillkor och framtida faktureringstransaktioner
• uppgifter om säkerhet för lånen

fatkurauppgifter, betalningsuppgifter, återstående kapital och obetalade poster.

Till_början

8
KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Registret uppdateras

• med personuppgifter och låneuppgifter som fås från skuldebrevet och dess bilagor
• med ränte- och amorteringsposter som systemet räknar ut
• med betalningsuppgifter, som fås från bankerna eller intressekontoret
• med ändringar som kunden meddelat eller med adressuppgifter från befolkningsdatasystemet
• med ränte- och amorteringsdebiteringar på lån till medlemmar i intressekontoret som kvartalsvis införs i lånesystemet från medlemskontona i intressekontoret.

Till_början

9
ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

Om en kund har lån i intressekontoret, överförs ränte- och amorteringsdebiteringarna från lånesystemet till medlemskontona i intressekontorssystemet.

Beskattaren får årligen uppgifter om betalda räntor på bostadslån och om lånekapitalen.

Namn- och adressuppgifter om aravalåntagare lämnas vid behov ut från systemet till fastighetskontorets tomtavdelning med tanke på övervakningen av tomtarrendena för bostadsaktiebolag och egnahemshus.

I övrigt lämnas det inte ut personuppgifter från systemet.

Till_början

10
INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret används bara av finansieringsenheten vid stadskansliets drätselkontor och av dem som sköter intressekontorets lån. Dessutom har personalen vid revisionskontoret och byrån för intern revision rätt att bläddra i informationen till följd av sin granskningsuppgift.

Åtkomsträttigheterna till systemets olika delområden är begränsade med åtkomsträttighetsgrupper, användaridentifikationer och lösenord.

Från registret skrivs ut lånefakturor till kunderna med hjälp av Postens E-brev förfallodagsvis eller på begäran och de skickas till låntagarna. Påminnelsefakturor skickas dessutom till borgensmännen och dem som gett pant för en annans skuld. Låneintyg skrivs ut till kunderna årligen eller på begäran. Kundernas lånekapital och räntor meddelas årligen till Skattestyrelsen. För fastighetskontorets tomtavdelning skrivs det ut uppgifter om lån och säkerheter.

Till_början

11
SAMKÖRNING AV REGISTER

Lånesystemet får uppgifter och är förbundet med andra register i enlighet med punkterna 8 och 9.

Till_början

12
SKYDD AV REGISTRET

Registret är avsett bara för finansieringsenheten vid stadskansliets drätselkontor och för dem som sköter intressekontorets lån. Uppgifterna är sekretessbelagda och skyddade med åtkomsträttigheter enligt användargrupp, användaridentifikationer och personliga lösenord. Användaridentifikationen ges då åtkomsträttigheten beviljas. Stadskamreren fattar beslut om beviljande av åtkomsträttigheter. Åtkomsträttigheten upphör då den anställda inte längre sköter de ifrågavarande uppgifterna. Samtidigt tas användaridentifikationen ur bruk.

Systemet fungerar på en Windows-NT-server. Utrustningen finns i ICL:s lokaler i Kånala, dit endast datapersonalen har tillträde. De persondatorer med vilka systemet används är belägna i rum som kan nås utifrån endast via passagekontroll.

Till_början

13
FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV
PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

Medlemsuppgifterna förvaras i den aktiva databasen så länge ett lån inte är återbetalat och faktura- och betalningsuppgifter i två år (det innevarande året och föregående år). Kontouppgifter som stryks i den aktiva databasen förvaras som pappersutskrifter eller mikrofilm i arkivet i tio år. Vid arkiveringen och förstöringen tillämpas stadsarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Till_början

14
INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

Den registrerade meddelas i ett skuldebrev eller en borgens- eller pantförbindelse, som han undertecknar, att hans personuppgifter är registrerade i lånesystemet, vilket ändamål registret har och att systemets registerbeskrivning finns tillgänglig på Helsingfors stads www-sidor och på stadskansliets registratorskontor.

Till_början

15
RÄTT TILL INSYN

En registrerad kan framföra en begäran om rätt till insyn personligen eller skriftligt hos personalen vid finansieringsenheten eller intressekontoret. Rätten till insyn kan tillgodoses omedelbart. Registret innehåller inte några sådana uppgifter i fråga om vilka rätten till insyn inte kan tillgodoses.

Till_början

16
RÄTTELSE AV EN UPPGIFT

Att personuppgifterna är korrekta granskas vid behov i befolkningsdatasystemet. I fråga om dessa uppgifter är det vid behandlingen av ärendet möjligt för parten att komma med sin egen ståndpunkt om uppgifterna.

En anställd vid finansieringsenheten eller intressekontoret som har rätt att korrigera uppgifterna ser själv till att ett fel som han upptäckt omedelbart blir rättat.

Beslut om rättelse av en uppgift på yrkande av den registrerade fattas av stadskamreren. Yrkandet kan framställas hos vem som helst av de anställda vid finansieringsenheten eller intressekontoret. De som är ansvariga för registerärenden ser till att uppgiften blir rättad.

Till_början

17
FÖRBUDSRÄTT

Den registrerade har rätt att förbjuda behandling av uppgifter som gäller honom själv för direktreklam, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning.

Till_början

18
REGISTERFÖRVALTNING

I egenskap av registerförare utövar stadsstyrelsen beslutanderätt om registret. Stadsstyrelsen har delegerat beslutanderätten i fråga om registret till finansdirektören.

Finansdirektören beslutar om

• uppgörandet av en registerbeskrivning
• användningen av registret, bestämmandet av innehållet, beviljandet av åtkomsträttigheter, information till den registrerade, tillgodoseende av den registrerades rätt till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter
• det systemtekniska upprätthållandet av registret
• skydd av registret, ordnande av datasäkerhet, arkivering och förstöring
• förordnandet av en registeransvarig och hans uppgifter.

Registerfunktionerna genomförs av anställda vid stadskansliet inom ramen för deras åtkomsträttigheter.

Om upprätthållandet av lånesystemet finns ett avtal med ett företag som producerar sådana tjänster. I ADB-tekniska frågor biträder det företag som producerar tjänster och stadskansliets datateknikenhet.

Till_början

19

INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

Interna direktiv för användningen utfärdas och utbildning ordnas separat.