|
REKISTERISELOSTE |
|
REKISTERIN NIMI |
|
|
REKISTERINPITÄJÄ |
|
|
REKISTERIN VASTUUHENKILÖ |
|
|
REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ |
|
|
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS |
|
|
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE |
|
|
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ |
|
|
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET |
|
|
REKISTERITIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET |
|
|
REKISTERIN KÄYTTÖ |
|
|
REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN |
|
|
REKISTERIN SUOJAAMINEN |
|
|
REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN |
|
|
REKISTERÖIDYN INFORMOINTI |
|
|
REKISTERITIETOJEN TARKASTUSOIKEUS |
|
|
REKISTERITIEDON KORJAAMINEN |
|
|
KIELTO-OIKEUS |
|
|
REKISTERIHALLINTO |
|
|
SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS |
Kiinteistönhallintajärjestelmä HALTIA
Helsingin kiinteistölautakunta
Suunnittelija Helena Holsti, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että kiinteistönhallintajärjestelmää käytetään asianmukaisesti, ts. että mm.
- käyttöoikeudet tarkistetaan tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
- tietosuojauksesta huolehditaan, esim. käyttäjätunnusten ja salasanojen oikea käyttötapa
- järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus.
4
REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
- toimistosihteeri/asiakaspalvelu puhelin 310 40301 / 310 40302
Rekisteriasioita hoitavien henkilöiden tehtävänä on antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevat tiedot.
Kiinteistölautakunnan ja tilakeskuksen määräysvallassa olevien rakennusten, huoneistojen, huonetilojen ja tonttien tieto- ja hallintajärjestelmä.
Järjestelmä sisältää Kiinteistörekisterin, Vuokrarekisterin, Reskontran, Asiakasasiakashallinnan, Maksatuksen, Muistutusrekisterin, Kirjanpitoaineiston, Teknisen arvon laskennan, Tilahallinnan ja Hankeseurannan.
Järjestelmässä on henkilötietoja tilojen isännöitsijöistä, vuokralaisista, vuokrauksesta vastaavista ja huoltohenkilöistä. Markkinointitarkoituksessa järjestelmään rekisteröidään tiedot henkilöistä, jotka ovat ilmoittaneet haluavansa ostaa tai vuokrata tiloja.
6
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Rekisteröidyt henkilöt vastaavat tilojen isännöinnistä, vuokrauksesta tai huollosta tai ovat omasta pyynnöstään jättäneet yhteystietonsa vuokratakseen tai ostaakseen kaupungilta rakennuksen tai huoneiston. Järjestelmään rekisteröidään vain kiinteistöjen ja tilojen hallinnan ja markkinoinnin kannalta tarpeelliset henkilötiedot.
Rekisteri on tilakeskukselle välttämätön kiinteistöjen hallinnan, vuokrauksen ja tiedon saannin väline.
Rekisterin henkilötietosisältö on seuraava:
- isännöitsijän nimi, osoite, puhelinnumero
- huoltoyhtiön yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero
- vuokralaisen nimi, osoite, puhelinnumero ja henkilötunnus
- vuokrausta tai ostamista haluavan henkilön nimi, osoite, puhelinnumero
- rakennuksen/tilan ostajan tai myyjän nimi, osoite ja puhelinnumero
Muu tietosisältö:
- tiedot kiinteistöistä, rakennuksista, huoneistoista ja niiden vuokrauksesta lisäksi kiinteistöihin kohdistuvista hankkeista ja tilauksista
8
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisterin henkilötietojen lähteet ovat:
- rekisteröitäviltä itseltään saatavat tiedot
- tiedot tarkistetaan tarvittaessa väestörekisterijärjestelmästä
9
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Tietoja siirretään Talous- ja suunnittelukeskuksen ylläpitämään TilaDW –järjestelmään.
Rekisteri on kiinteistöviraston tilakeskuksen henkilökunnan käytössä. Haltia -järjestelmän toimittaja Miragel Oy:n edustaja voi päästä rekisteriin järjestelmän huoltotoimenpiteitä suorittaessaan. Kaupungin tarkastusviraston edustaja voi päästä rekisteriin suorittaessaan tilakeskuksen toimintoihin kohdistuvaa tarkastusta. Sosiaaliviraston tilahallinnolla, Pelastuslaitoksella ja Staralla on katseluoikeudet Tilakeskuksen kiinteistörekisteriin. Sosiaalivirastolla ja Pelastuslaitoksella on lisäksi omat vuokrauksen tietokannat, johon he tekevät edelleenvuokrausta. Talous - ja suunnittelukeskuksella on katseluoikeudet Haltiaan ja tietoja myös siirretään TilaDW - järjestelmään.
Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
11
REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
Ei ole.
Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia ja saatavissa julkisista asiakirjoista. Tiedot on tarkoitettu kiinteistöviraston tilakeskuksen vuokrausasioita ja rakennusten ylläpitoasioita hoitavien henkilöiden käyttöön.
Työasemat, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat edellä mainittuja tehtäviä käsittelevien henkilöiden työhuoneissa. Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Työhuoneesta poistuttaessa kirjaudutaan järjestelmästä ulos. Käyttöoikeuden myöntämisestä päättää esimies. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois ao. tehtävistä. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
13
REKISTERIEN RAPORTTI- JA TULOSTUSTIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Järjestelmän asiakashallinnassa olevat kolme vuotta vanhemmat henkilötiedot poistetaan rekisteristä.
Isännöitsijöiden, huoltoyhtiöiden edustajien ja vuokrausta hoitavien henkilötiedot pidetään ajan tasalla ja henkilötieto poistetaan järjestelmästä kyseisten henkilöiden vaihtuessa.
Tiedot rakennuksen tai huoneiston myyjästä ja ostajasta säilyvät järjestelmässä.
Rekisteröitävää informoidaan, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään kiinteistönhallintajärjestelmään ja että järjestelmän rekisteriseloste on nähtävissä Helsingin kaupungin www-sivuilla www.hel2.fi/rekisteriseloste ja tilakeskuksen asiakaspalvelussa, osoite Sörnäistenkatu 1, 00580 Helsinki
REKISTERITIETOJEN TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti tilakeskuksen henkilökunnalle. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa välittömästi. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
16
REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Näiden tietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista.
Tilakeskuksen henkilökuntaan kuuluva, jolla on oikeus tietojen korjaamiseen, huolehtii itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.
Tilakeskuksen päällikkö päättää tietojen korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus voidaan esittää kenelle tahansa tilakeskuksen henkilökuntaan kuuluvalle. Tiedon korjaamisesta huolehtivat rekisteriasioita hoitavat vastuuhenkilöt.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten
Kiinteistölautakunta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kiinteistölautakunta on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta tilakeskuksen päällikölle.
Tilakeskuksen päällikkö päättää
- rekisteriselosteen laatimisesta,
- rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta,
- rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta,
- rekisterin suojaamisesta ja arkistoinnista ja hävittämisestä,
- rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.
Rekisteritoimintoja toteuttavat tilakeskuksen palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.
Kiinteistönhallintajärjestelmän ylläpidosta on sopimus ylläpitopalveluita tuottavan yrityksen kanssa. Atk-teknisissä asioissa avustavat palveluja tuottava yritys.
19
REKISTERITOIMINNAN SISÄISET OHJEET JA KOULUTUS
Sisäiset käyttöohjeet ja koulutus toteutetaan erikseen.