haltia

HELSINGFORS STADS
FASTIGHETSKONTORET
Lokalcentralen

REGISTERBESKRIVNING
Fastighetshanteringssystemet HALTIA

18.03.2009

INNEHÅLL

1	REGISTRETS NAMN
2	REGISTERFÖRARE
3	REGISTERANSVARIG
4	PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN
5	REGISTRETS ÄNDAMÅL
6	GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET
7	INNEHÅLL I REGISTRET
8	KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET
9	ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT
10	ANVÄNDNING AV REGISTRET
11	SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER
12	SKYDD AV REGISTRET
13	FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA
14	INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE
15	RÄTT TILL INSYN
16	RÄTTELSE AV EN UPPGIFT
17	FÖRBUDSRÄTT
18	REGISTERFÖRVALTNING
19	INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

Till_början

1
REGISTRETS NAMN

Fastighetshanteringssystemet HALTIA

Till_början

2
REGISTERFÖRARE

Fastighetsnämnden i Helsingfors stad

Till_början

3
REGISTERANSVARIG

Planerare Helena Holsti till vars åligganden hör att kontrollera att fastighetshanteringssystemet används på behörigt sätt, bl.a.:

att rätten att använda registret kontrolleras vid behov, dock minst en gång om året,
att skyddet för personuppgifter ombesörjes på rätt sätt, t.ex. rätt använding av användar-ID och lösenord samt
att användarna får nödvändiga anvisningar och tillräcklig utbildning.

Till_början

4
PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

Byråsekreteraren/registratorskontoret, tfn 310 40301/310 40302

De medarbetare som ansvarar för registerfrågor lämnar närmare information om registret och om de registrerades rätt till insyn och rätt att korrigera uppgifter om sig själva.

Till_början

5
REGISTRETS ÄNDAMÅL

Information om och kontroll av de byggnader, lägenheter, lokaler och tomter som fastighetsnämnden och lokalcentralen bestämmer över.

I systemet ingår register över fastigheter och förmögenhetsvärde och uppgifter om försäljning och marknadsföring. Systemet används också för marknadsföring och rapportering. HALTIA har kontakt med hyreskontrollsystemet (ManeNT). I registret ingår personuppgifter om disponenter, revisorer och personal för underhåll och skötsel. I marknadsföringssyfte registreras uppgifter om personer som uppgett att de vill köpa eller hyra lokaler.

Till_början

6
GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

De registerade personerna ansvarar för disponenttjänster, revision eller underhåll och skötsel eller har lämnat kontaktinformation för att kunna hyra eller köpa en byggnad eller lokal av staden. Bara uppgifter som är nödvändiga för hanteringen och marknadsföringen av fastigheter och lokaler registreras.

Registret är ett nödvändigt instrument för lokalcentralen vid hanteringen av fastigheter och framtagningen av information.

Till_början

7
INNEHÅLL I REGISTRET

Registret innehåller följande personuppgifter:

disponenter: namn, adress, telefonnummer
revisorer: namn, adress, telefonnummer
kontaktperson vid det servicebolaget: namn, adress, telefonnummer
personer som vill hyra eller köpa lokaler: namn, adress, telefonnummer
köpare resp. säljare av byggnad/fastighet: namn, adress, telefonnummer

Övriga uppgifter:

fastigheter
byggnader
lokaler

Till_början

8
KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Källorna för personuppgifter:

information som de registrerade uppgett
uppgifterna kontrolleras vid behov i befolkningsregistret

Till_början

9
ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

Inga uppgifter lämnas ut.

Till_början

10
INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET

Personalen vid lokalcentralen har tillgång till registret. Registret är åtkomligt på lokalcentralen för en representant för leverantören av datorprogrammet, Miragel Oy, vid underhåll av systemet. En företrädare för stadens revisionskontor har rätt att gå in i registret vid inspektion av lokalcentralens verksamhet.

Registret är åtkomligt med personliga användar-ID och lösenord.

Till_början

11
SAMKÖRNING AV REGISTER

Hyreskontrollsystemet ManeNT är kopplat till fastighetshanteringssystemet (HALTIA).

Till_början

12
SKYDD AV REGISTRET

Uppgifterna i registret är som regel offentliga och tillgängliga i offentliga handlingar. De är avsedda att användas av de medarbetare vid lokalcentralen som handlägger hyresfrågor och underhåll av byggnader.

De datorer som används för systemet är placerade i dessa medarbetares arbetsrum. Registret är bara åtkomligt med personliga användar-ID och lösenord. När en medarbetare lämnar rummet loggar han/hon ut ur systemet. Förvaltningschefen vid lokalcentralen besluter vem som har rätt att använda registret. Rätten upphör när en medarbetare får andra arbetsuppgifter. Samtidigt utplånas användar-ID.

Till_början

13
FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV

PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

Uppgifter i kundregistret utplånas när de är äldre än tre år. Uppgifterna om disponenter, revisorer och representanter för de underhållsansvariga bolagen uppdateras. Personuppgifterna utplånas när en person byts ut.

Uppgifterna om säljare och köpare av byggnader resp. lokaler finns kvar i registret.

Till_början

14
INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

De registrerade informeras skriftligen att uppgifter om dem kommer att ingå i fastighetshanteringssystemet och att registerbeskrivningen finns utlagd på Helsingfors stads webbplats http://www.hel2.fi/rekisteriseloste/ och till påseende på lokalcentralens registratorskontor, adress Sörnäsgatan 1, 00580 Helsingfors.

Till_början

15
RÄTT TILL INSYN

Den registrerade kan begära att få kontrollera uppgifterna om sig själv. En begäran om insyn skall framställas personligen eller skriftligen till personalen vid lokalcentralen. Rätten till insyn kan infrias omedelbart. Registret innehåller inga uppgifter som hindrar att den registrerade utnyttjar rätten till insyn.

Till_början

16
RÄTTELSE AV EN UPPGIFT

I förekommande fall kontrolleras uppgifternas riktighet i befolkningsdatasystemet. När frågan behandlas har den registrerade möjlighet att yttra sig om uppgifterna.

Den medarbetare vid lokalcentralen som har rätt att korrigera uppgifter i registret rättar utan dröjsmål till fel som han/hon upptäcker själv.

Lokalcentralens chef besluter om rättelse av uppgifter när den registrerade yrkar på det. Yrkande på rättelse kan ställas till vem som helst av de anställda vid lokalcentralen. Medarbetarna med ansvar registerfrågor ser till att uppgifterna rättas.

Till_början

17
FÖRBUDSRÄTT

Den registrerade har rätt att förbjuda den registeransvarige att behandla uppgifter som gäller honom/henne själv. Rätten gäller direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning.

Till_början

18
REGISTERFÖRVALTNING

I sin egenskap av registeransvarig utövar fastighetsnämnden beslutanderätt beträffande registret. Fastighetsnämnden har fört över en del av beslutanderätten till chefen för lokalcentralen.

Lokalcentralens chef har rätt att

besluta om registerbeskrivning,
bestämma om användningen av registret, åtkomst till uppgifterna och rätt att använda registret, information till de registrerade och rätt till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter,
fatta beslut om skydd av registret samt om arkivering och förstörelse av uppgifter och
utse en person med registeransvar och bestämma om hans/hennes åtaganden.

De anställda vid lokalcentralen har hand om registerfunktionerna inom ramen för sin rätt att använda registret. Avdelningen har ett avtal om underhåll av systemet med ett underhållsföretag. Datateknisk hjälp tillhandahållas av ett dataföretag.

Till_början

19
INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

Interna anvisningar och utbildning tillhandahålls separat.