|
REKISTERISELOSTE |
|
REKISTERIN NIMI |
|
|
REKISTERINPITÄJÄ |
|
|
REKISTERIN VASTUUHENKILÖ |
|
|
REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ |
|
|
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS |
|
|
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE |
|
|
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ |
|
|
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET |
|
|
REKISTERITIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET |
|
|
REKISTERIN KÄYTTÖ |
|
|
REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN |
|
|
REKISTERIN SUOJAAMINEN |
|
|
REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN |
|
|
REKISTERÖIDYN INFORMOINTI |
|
|
REKISTERITIETOJEN TARKASTUSOIKEUS |
|
|
REKISTERITIEDON KORJAAMINEN |
|
|
KIELTO-OIKEUS |
|
|
REKISTERIHALLINTO |
|
|
SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS |
Koki – Kiinteistönpidon tietojärjestelmä
Helsingin kiinteistölautakunta
Vuokrauspäällikkö Laura Hassi, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että kiinteistönhallintajärjestelmää käytetään asianmukaisesti ts. että mm.
- käyttöoikeudet tarkistetaan tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
- tietosuojauksesta huolehditaan, esim. käyttäjätunnusten ja salasanojen oikea käyttötapa
- järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus.
4
REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
- toimistosihteeri puhelin 310 43 864
Rekisteriasioita hoitavien henkilöiden tehtävänä on antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevat tiedot.
Helsingin kaupungin työsuhdeasuntojen, Tilakeskuksen omistamien vuokratalojen ja –osakkeiden ja sosiaalitoimen asiakkaille tarkoitettujen huoneistojen tieto- ja hallintajärjestelmä.
Järjestelmä sisältää Perustiedot, Vuokrasopimukset, Vuokrareskontran, Vuokralaskutuksen ja Maksatuksen.
Järjestelmässä on henkilötietoja tilojen isännöitsijöistä, vuokralaisista, vuokrauksesta vastaavista ja huoltohenkilöistä.
6
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Rekisteröidyt henkilöt vastaavat tilojen isännöinnistä, vuokrauksesta tai huollosta tai ovat tiloissa vuokralaisina. Järjestelmään rekisteröidään vain kiinteistöjen ja tilojen hallinnan ja vuokrauksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot.
Rekisteri on tilakeskukselle välttämätön kiinteistöjen hallinnan, vuokrauksen ja tiedon saannin väline.
Rekisterin henkilötietosisältö on seuraava:
- isännöitsijän nimi, osoite, puhelinnumero
- huoltoyhtiön yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero
- vuokralaisen nimi, osoite, puhelinnumero ja henkilötunnus
Muu tietosisältö:
- tiedot kiinteistöistä, rakennuksista, huoneistoista ja niiden vuokrauksesta lisäksi kiinteistöihin kohdistuvista hankkeista ja tilauksista
8
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisterin henkilötietojen lähteet ovat:
- rekisteröitäviltä itseltään saatavat tiedot
- tiedot tarkistetaan tarvittaessa väestörekisterijärjestelmästä
9
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Ei ole.
Rekisteri on kiinteistöviraston tilakeskuksen henkilökunnan käytössä. Koki -järjestelmän toimittaja Logica Oy:n edustaja voi päästä rekisteriin järjestelmän huoltotoimenpiteitä suorittaessaan. Kaupungin tarkastusviraston edustaja voi päästä rekisteriin suorittaessaan tilakeskuksen toimintoihin kohdistuvaa tarkastusta.
Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
11
REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
Sosiaaliviraston asukasvalintajärjestelmässä(AsvaWeb) on nähtävissä maksutilanne sosiaalitoimen asiakkaiden osalta.
Tiedot on tarkoitettu kiinteistöviraston tilakeskuksen vuokrausasioita ja huoneistojen ylläpitoasioita hoitavien henkilöiden käyttöön.
Työasemat, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat edellä mainittuja tehtäviä käsittelevien henkilöiden työhuoneissa. Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Työhuoneesta poistuttaessa kirjaudutaan järjestelmästä ulos. Tilakeskuksen vuokrauspäällikkö päättää käyttöoikeuden myöntämisestä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois ao. tehtävistä. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
13
REKISTERIEN RAPORTTI- JA TULOSTUSTIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Isännöitsijöistä, tilintarkastajista ja huoltoyhtiöiden edustajista kertyneet henkilötiedot pidetään ajan tasalla ja henkilötieto poistetaan järjestelmästä kyseisten henkilöiden vaihtuessa.
Rekisteröitävää informoidaan, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään kiinteistönhallintajärjestelmään ja että järjestelmän rekisteriseloste on nähtävissä Helsingin kaupungin www-sivuilla www.hel2.fi/rekisteriseloste ja asuntovuokrauksen asiakaspalvelussa, osoite Sörnäistenkatu 1, 00580 Helsinki.
REKISTERITIETOJEN TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti tilakeskuksen henkilökunnalle. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa välittömästi. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
16
REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Näiden tietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista.
Tilakeskuksen henkilökuntaan kuuluva, jolla on oikeus tietojen korjaamiseen, huolehtii itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.
Tilakeskuksen päällikkö päättää tietojen korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus voidaan esittää kenelle tahansa tilakeskuksen henkilökuntaan kuuluvalle. Tiedon korjaamisesta huolehtivat rekisteriasioita hoitavat vastuuhenkilöt.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten
Kiinteistölautakunta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kiinteistölautakunta on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta tilakeskuksen päällikölle.
Tilakeskuksen päällikkö päättää
- rekisteriselosteen laatimisesta,
- rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta,
- rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta,
- rekisterin suojaamisesta ja arkistoinnista ja hävittämisestä,
- rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.
Rekisteritoimintoja toteuttavat tilakeskuksen palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.
Kiinteistönhallintajärjestelmän ylläpidosta on sopimus ylläpitopalveluita tuottavan yrityksen kanssa. Atk-teknisissä asioissa avustavat palveluja tuottava yritys.
19
REKISTERITOIMINNAN SISÄISET OHJEET JA KOULUTUS
Sisäiset käyttöohjeet ja koulutus toteutetaan erikseen.