Fastighetshanteringssystemet HALTIA

Fastighetsnämnden i Helsingfors stad

Datorexperten Anneli Jokinen. Till hennes åligganden hör att kontrollera att fastighetshanteringssystemet används på behörigt sätt, bl.a.:

• att rätten att använda registret kontrolleras i förekommande fall, dock minst en gång om året,
• att skyddet för personuppgifter är ordnat på rätt sätt, t.ex. beträffande användar-ID och lösenord och
• att användarna får nödvändiga anvisningar och adekvat utbildning.

Byråsekreteraren/registratorskontoret, tfn 169 33 88

De medarbetare som ansvarar för registerfrågor lämnar närmare information om registret och om de registrerades rätt till insyn och rätt att korrigera uppgifter om sig själva.

Information om och kontroll av de byggnader, lägenheter, lokaler och tomter som fastighetsnämnden och gårdsavdelningen bestämmer över.

I systemet ingår register över fastigheter och förmögenhetsvärde och uppgifter om försäljning och marknadsföring. Systemet används också för marknadsföring och rapportering. HALTIA har kontakt med hyreskontrollsystemet (ManeNT). I registret ingår personuppgifter om disponenter, revisorer och personal för underhåll och skötsel. I marknadsföringssyfte registreras uppgifter om personer som uppgett att de vill köpa eller hyra lokaler.

De registerade personerna ansvarar för disponenttjänster, revision eller underhåll och skötsel eller har lämnat kontaktinformation för att kunna hyra eller köpa en byggnad eller lokal av staden. Bara uppgifter som är nödvändiga för hanteringen och marknadsföringen av fastigheter och lokaler registreras.

Registret är ett nödvändigt instrument för gårdsavdelningen vid hanteringen av fastigheter och framtagningen av information.

Register innehåller följande personuppgifter:

• disponenter: namn, adress, telefonnummer
• revisorer: namn, adress, telefonnummer
• kontaktperson vid det underhållsansvariga bolaget: namn, adress, telefonnummer
• personer som vill hyra eller köpa lokaler: namn, adress, telefonnummer
• köpare resp. säljare av byggnad/fastighet: namn, adress, telefonnummer

Övriga uppgifter:

• fastigheter
• byggnader
• lokaler

Källorna för personuppgifter:

• information som de registrerade uppgett
• uppgifterna kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet

Inga uppgifter lämnas ut.

Personalen vid gårdsavdelningen har tillgång till registret. Registret är åtkomligt på gårdsavdelningen för en representant för leverantören av datorprogrammet, Miraggl Oy, vid underhåll av systemet. En företrädare för stadens revisionskontor har rätt att gå in i registret vid inspektion av gårdsavdelningens verksamhet.

Registret är åtkomligt med personliga användar-ID och lösenord.

Hyreskontrollsystemet ManeNT är kopplat till fastighetshanteringssystemet (HALTIA).

Uppgifterna i registret är som regel offentliga och tillgängliga i offentliga handlingar. De är avsedda att användas av de medarbetare vid gårdsavdelningen som handlägger hyresfrågor och underhåll av byggnader.

De datorer som används för systemet är placerade i dessa medarbetares arbetsrum. Registret är bara åtkomligt med personliga användar-ID och lösenord. När en medarbetare lämnar rummet loggar han/hon ut ur systemet. Förvaltningschefen vid gårdsavdelningen beslutar vem som har rätt att använda registret. Rätten upphör när en medarbetare får andra arbetsuppgifter. Samtidigt utplånas användar-ID.

Uppgifter i kundregistret utplånas när de är äldre än tre år. Uppgifterna om disponenter, revisorer och representanter för de underhållsansvariga bolagen uppdateras. Personuppgifterna utplånas när en person byts ut.

Uppgifterna om säljare och köpare av byggnader resp. lokaler finns kvar i registret.

De registrerade informeras skriftligen att uppgifter om dem kommer att ingå i fastighetshanteringssystemet och att registerbeskrivningen finns utlagd på Helsingfors stads webbplats http://www.hel2.fi/rekisteriseloste/ och till påseende på gårdsavdelningens registratorskontor, adress Norra esplanaden 5, 00170 Helsingfors.

Den registrerade kan begära att få kontrollera uppgifterna om sig själv. En begäran om insyn skall framställas personligen eller skriftligen till personalen vid gårdsavdelningen. Rätten till insyn kan infrias omedelbart. Registret innehåller inga uppgifter som hindrar att den registrerade utnyttjar rätten till insyn.

I förekommande fall kontrolleras uppgifternas riktighet i befolkningsdatasystemet. När frågan behandlas har den registrerade möjlighet att yttra sig om uppgifterna.

Den medarbetare vid gårdsavdelningen som har rätt att korrigera uppgifter i registret rättar utan dröjsmål till fel som han/hon upptäcker själv.

Avdelningschefen beslutar om rättelse av uppgifter när den registrerade yrkar på det. Yrkande på rättelse kan ställas till vem som helst av de anställda vid gårdsavdelningen. Medarbetarna med ansvar registerfrågor ser till att uppgifterna rättas.

Den registrerade har rätt att förbjuda den registeransvarige att behandla uppgifter som gäller honom/henne själv. Rätten gäller direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning.

I sin egenskap av registeransvarig utövar fastighetsnämnden beslutanderätt beträffande registret. Fastighetsnämnden har fört över en del av beslutanderätten på avdelningschefen.

Avdelningschefen har rätt att

• besluta om registerbeskrivning,
• bestämma om användningen av registret, åtkomst till uppgifterna och rätt att använda registret, information till de registrerade och rätt till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter,
• fatta beslut om skydd av registret samt om arkivering och förstörelse av uppgifter och
• utse en person med registeransvar och bestämma om hans/hennes åtaganden.

De anställda vid gårdsavdelningen har hand om registerfunktionerna inom ramen för sin rätt att använda registret. Avdelningen har ett avtal om underhåll av systemet med ett underhållsföretag. Datateknisk hjälp tillhandahållas av ett dataföretag.

Interna anvisningar och utbildning tillhandahålls separat.