SISÄLTÖ

1

REKISTERIN NIMI

Maanvuokrajärjestelmä

2

REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin kaupungin kiinteistölautakunta

3

REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Maankäyttöinsinööri Tapio Laalo, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia siitä,

että maanvuokrajärjestelmää käytetään asianmukaisesti.

Tämä tarkoittaa mm., että:

• tietosuojauksesta huolehditaan, esim. käyttäjätunnusten ja salasanojen oikea käyttötapa
• järjestelmän käyttö ohjeistetaan
• käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

4

REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

• tarkastaja Esa Andstén
• ATK-suunnittelija Hannu Häikiö
• maankäyttöinsinööri Tapio Laalo

Rekisteriasioita hoitavien henkilöiden tehtävänä on perustaa käyttöoikeudet

sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista

itseään koskevat tiedot.

5

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Kiinteistölautakunnan ja sen alaisten virkamiesten ja toimihenkilöiden päätöksellä vuokrattujen

alueiden maanvuokrien laskenta ja laskutus.

Järjestelmä toimii vuokrauskortistona tonttiosaston toimialaan kuuluvien tehtävien hoitamisessa.

6

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Rekisteröidyt ovat kiinteistölautakunnan ja sen alaisten virkamiesten ja toimihenkilöiden päätöksellä vuokrattujen alueiden vuokralaisia, laskunsaajia tai yhteyshenkilöitä. Vain vuokrauksen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot rekisteröidään.

7

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterin tietosisältö on seuraava:

• vuokrasopimustiedot
• vuokraajatiedot
• vuokrakohdetiedot
• vuokratiedot
• laskutiedot
• maksutiedot
• ehtotiedot

8

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriä päivitetään päätösten ja ilmoitettujen muutosten perusteella.

9

SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Uudet vuokralaiset ilmoitetaan kuukausittain käräjäoikeuteen.

10

REKISTERIN KÄYTTÖ

Rekisteri on kiinteistöviraston tonttiosaston, kansliaosaston ja kaupunkimittausosaston käytössä.

Käyttöoikeudet järjestelmän eri osa-alueisiin on rajoitettu käyttöoikeusryhmin, käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

11

REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN

Maanvuokrajärjestelmä ei ole yhteydessä muihin henkilörekistereihin.

12

REKISTERIN SUOJAAMINEN

Tiedot on suojattu käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin, käyttäjätunnuksin ja henkilökohtaisin salasanoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus myönnetään työtehtävien erusteella. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois ao. tehtävistä. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmä toimii tonttiosaston omassa palvelimessa. Laite sijaitsee lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain ATK-henkilöstöllä.

13

HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS,

ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Maksutietoja säilytetään viisi vuotta, muut kohdassa 7 mainitut tiedot pysyvästi.

14

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Järjestelmän rekisteriseloste on nähtävissä Helsingin kaupungin www-sivuilla ja tonttiosastolla.

15

TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti tonttiosasto henkilökunnalle. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa välittömästi virka-aikana. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

16

TIEDON KORJAAMINEN

Tonttiosaston henkilökuntaan kuuluva, jolla on oikeus tietojen korjaamiseen, huolehtii itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.

17

KIELTO-OIKEUS

Rekisteröidyllä on periaatteessa oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Järjestelmässä on tarkoitus toteuttaa luovutuksen estäminen koneellisesti.

18

REKISTERIHALLINTO

Kiinteistölautakunta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Kiinteistölautakunta on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta tonttiosaston

osastopäällikölle.

Osastopäällikkö päättää

• rekisteriselosteen laatimisesta,
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Sekä maanvuokrajärjestelmän ohjelmiston että laitteiston osalta on toistaiseksi voimassa takuu. Takuun muuttuminen ylläpitosopimukseksi ei aiheuta rekisteriselosteen korjaamista.

19

SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset käyttöohjeet ja koulutus toteutetaan erikseen.