INNEHÅLL

1

REGISTRETS NAMN

Arrendesystemet

2

REGISTERFÖRARE

Helsingfors stads fastighetsnämnd

3

REGISTERANSVARIG

Markanvändningsingenjör Tapio Laalo, till vars uppgifter det hör att se till att arrendesystemet används vederbörligt.

Detta innebär bl.a.

• att informationen är skyddad, t.ex. att användaridentifikationer och lösenord utnyttjas på rätt sätt
• att det ges direktiv om hur systemet skall användas
• att de som använder systemet får tillräckligt med utbildning.

4

PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

• inspektör Esa Andstén
• ADB-planerare Hannu Häikiö
• markanvändningsingenjör Tapio Laalo

De som sköter registerärenden har till uppgift att bevilja åtkomsträttigheter och att ge närmare uppgifter om registret och den registrerades rätt att kontrollera och rätta uppgifter om sig själv.

5

REGISTRETS ÄNDAMÅL

Att räkna ut och fakturera arrendena för områden som utarrenderats genom beslut av fastighetsnämnden och av tjänstemän och befattningshavare som lyder under nämnden.

Systemet utgör ett arrendekartotek i anslutning till de uppgifter som hör till tomtavdelningens verksamhetsområde.

6

GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

De registrerade arrenderar områden som utarrenderats genom beslut av fastighetsnämnden och av tjänstemän och befattningshavare som lyder under nämnden, eller också är de mottagare av fakturor eller kontaktpersoner. Endast uppgifter som är behövliga med tanke på handhavandet av arrenderingarna registreras.

7

INNEHÅLL I REGISTRET

Innehållet i registret är följande:

• uppgifter om arrendeavtal
• uppgifter om arrendetagare
• uppgifter om arrendeobjekt
• uppgifter om arrendet
• uppgifter om fakturor
• uppgifter om betalningar
• uppgifter om villkor

8

KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Registret uppdateras på grundval av beslut och anmälda ändringar.

9

ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

Nya arrendetagare meddelas månatligen till tingsrätten.

10

ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret används av tomtavdelningen, kansliavdelningen och stadsmätningsavdelningen.

Åtkomsträttigheterna till systemets olika delområden är begränsade med åtkomsträttighetsgrupper, användaridentifikationer och lösenord.

11

SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Arrendesystemet är inte förbundet med andra personregister.

12

SKYDD AV REGISTRET

Uppgifterna är skyddade med åtkomsträttigheter enligt användargrupp, användaridentifikationer och personliga lösenord. Användaridentifikationen ges då åtkomsträttigheten beviljas. Åtkomsträttighet beviljas på grundval av arbetsuppgifterna. Åtkomsträttigheten upphör då den anställda inte längre sköter de ifrågavarande uppgifterna. Samtidigt tas användaridentifikationen ur bruk.

Systemet fungerar på tomtavdelningens egen server. Utrustningen finns i låsta lokaler, dit endast datapersonalen har tillträde.

13

FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV

PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

Betalningsuppgifterna förvaras i fem år, de övriga uppgifterna i punkt 7 förvaras permanent.

14

INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

Systemets registerbeskrivning finns tillgänglig på Helsingfors stads www-sidor och på tomtavdelningen.

15

RÄTT TILL INSYN En registrerad kan framföra en begäran om rätt till insyn personligen eller skriftligt hos personalen vid tomtavdelningen. Rätten till insyn kan tillgodoses omedelbart under tjänstetid. Registret innehåller inte några sådana uppgifter i fråga om vilka rätten till insyn inte kan tillgodoses.

16

RÄTTELSE AV EN UPPGIFT

En anställd vid tomtavdelningen som har rätt att korrigera uppgifterna ser själv till att ett fel som han upptäckt omedelbart blir rättat.

17

FÖRBUDSRÄTT

Den registrerade har i princip rätt att förbjuda behandling av uppgifter som gäller honom själv för direktreklam, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning. Det är meningen att överlåtelse skall gå att hindra maskinellt genom systemet.

18

REGISTERFÖRVALTNING

I egenskap av registerförare utövar fastighetsnämnden beslutanderätt om registret.

Fastighetsnämnden har delegerat beslutanderätten i fråga om registret till avdelningschefen vid tomtavdelningen.

Avdelningschefen beslutar om

• uppgörandet av en registerbeskrivning
• användningen av registret, bestämmandet av innehållet och ändamålet, beviljandet av åtkomsträttigheter, information till den registrerade, tillgodoseende av den registrerades rätt till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter
• det systemtekniska upprätthållandet av registret
• skydd av registret, arkivering och förstöring
• förordnandet av en registeransvarig och hans uppgifter.

För såväl programvaran som utrustningen för arrendesystemet gäller tills vidare en garanti. En ändring av garantin till ett avtal om upprätthållande föranleder inte någon justering av registerbeskrivningen.

19

INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

Interna direktiv för användningen utfärdas och utbildning ordnas separat.