13 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Järjestelmä muodostuu toisiinsa dynaamisesti linkitetyistä osasovellutuksista, jotka ovat:

Osasovellutuksista on HKV:ssä käytössä vain diaariosuus.

Rekisteröidyt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään. Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Diaari on viranomaiselle välttämätön keskeneräisten asioiden seuraamisen väline. Diaari on tarpeen myös myöhemmin monipuolisena arkistohakemistona.

Diaarissa tieto on määrämuotoisessa muodossa (dataa)

Diaarista on yhteys teknisen lautakunnan diaariin. Arkistossa on teknisen lautakunnan esityslistat ja pöytäkirjat sekä päätöksiin mahdollisesti liittyvät asiakirjat.

Arkistossa asiakirjat ovat vapaamuotoista dataa

Asianhallintajärjestelmässä tiedot tallennetaan joko julkisina tai salassapidettävinä. Tietojen käyttöoikeus määritellään käyttäjäkohtaisesti.

Rekisteriä päivitetään asianosaisilta esimerkiksi vireillepanijalta, lausunnon antajalta tai asian käsittelijältä saaduilla käsittelyvaiheen tiedoilla.

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella.

Toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä kerätään suoritteita

kuvaavia tilastotietoja. Ne eivät sisällä henkilötietoja.

Rekisteri on tarkoitettu viranomaiskäyttöön ts. laitoksessa kaikkien niiden käyttöön, jotka osallistuvat päätöksentekoprosessiin:

Diaarista tulostetaan arkistolain nojalla vaaditut ja muut tarpeelliset tulosteet, jotka sisältävät asianosaisten nimet, osoitteet ja asian laatua koskevat tiedot ottaen huomioon salassapitovelvoitteet.

Muu kaupunginhallinto

HKV:n PROS-asianhallintajärjestelmästä osa on yhteiskäyttöistä muun kaupunginhallinnon kanssa:

PROS-asianhallintajärjestelmästä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.

Lähtökohtana on, että diaari- ja tekstiarkistotiedot ovat julkisia ellei tietoa ole erikseen säädetty salassa pidettäväksi.

Rekisteri on tarkoitettu kaupunginhallinnon sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet.

Mikäli tieto on säädetty salassa pidettäväksi, siitä tulee merkintä diaariin ja asiakirjaan. Erityisesti otetaan huomioon turvakiellon tai asianosaisen oman perustellun pyynnön vuoksi salassapidettävät osoitetiedot.

Pros on asiakas/palvelin sovellus. Sekä tietokanta, että ohjelmisto sijaitsevat palvelimella. Ohjelmistoa käytetään työasemasta käsin.

Palvelin ja työasemat sijaitsevat rekisterinpitäjän toimitiloissa.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä.

Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa, joihin on pääsy laitoksen ulkopuolelta vain kulunvalvonnan kautta.

PROS-asianhallintajärjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa.

Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä kirjallista sitoumusta vastaan.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmästä otetaan vähintään kerran vuorokaudessa varmuuskopio, jota säilytetään suojatussa paikassa erikseen palvelinlaitteista.

Asiakohtaisia tietoja säilytetään diaarin aktiivitietokannassa vähintään viisi vuotta sen jälkeen, kun asia on merkitty päättyneeksi. Tämän jälkeen tiedot on tarkoitus siirtää ns. passiivitietokantaan, mutta kuitenkin pitää edelleenkin omassa käytössä. Diaarin aktiivitietokannasta otetaan 1- ja 5-vuosittain ns. arkistotulosteet, jotka toimitetaan kaupunginarkiston säilytettäviksi erikseen sovitun ajan kuluttua

Elektroninen arkisto ei toistaiseksi korvaa paperitulosteiden arkistoa.

Asian vireillepanijalle ilmoitetaan kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity pros-asianhallintajärjestelmään ja että järjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä HKV:n kirjaamossa sekä Helsingin kaupungin www-sivuilla.

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti hallinto- ja talousosaston johtajalle, lakimiehelle tai rekisteröityä asiaa koskevan asian valmistelijalle. Hallinto- ja talousosaston johtaja päättää tarkastusoikeuden toteuttamisesta saatuaan selvityksen asian valmistelijalta. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Näiden tietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista.

Valmistelija, lakimies, diaarin tai arkiston nimetty vastuuhenkilö huolehtii viran puolesta itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.

Hallinto- ja talousosaston johtaja päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään lakimiehelle, asian valmistelijalle tai yksikön johtajalle, joka kuulee asiassa asian valmistelijaa. Tiedon korjaamisesta päätöksen mukaisesti huolehtii diaarin tai arkiston nimetty vastuuhenkilö.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Helsingin Vesi käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. HKV:n toimitusjohtaja on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta hallinto- ja talousosaston johtajalle.

Hallinto- ja talousosaston johtaja päättää

Asian valmistelija määrittelee salassa pidettävät tiedot.

Rekisteritoimintoja toteuttavat HKV:n palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa.

PROS-asianhallintajärjestelmän ylläpidosta tehdään ylläpitosopimus ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen kanssa.

Atk-teknisissä asioissa avustaa laitoksen atk-päällikkö.

Sisäiset käyttöohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.