HELSINGFORS VATTEN

INNEHÅLL

1 REGISTRETS NAMN

2 REGISTERFÖRARE

3 REGISTERANSVARIG

4 PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

5 REGISTRETS ÄNDAMÅL

6 GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

7 INNEHÅLL I REGISTRET

8 KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

9 ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

10 ANVÄNDNING AV REGISTRET

11 SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

12 SKYDD AV REGISTRET

13 FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

14 INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

15 RÄTT TILL INSYN

16 RÄTTELSE AV EN UPPGIFT

17 FÖRBUDSRÄTT

18 REGISTERFÖRVALTNING

19 INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING

1

REGISTRETS NAMN

PROS-Dokumenthanteringssystemet

Systemet består av följande deltillämpningar som är dynamiskt länkade till varandra:

diarium

möteshandlingar

skrivelser

arkiv.

Av deltillämpningarna använder Helsingfors Vatten endast diariet.

Helsingfors Vatten

Jurist Antti Rautiainen till vars uppgifter der hör att se till att dokumenthanteringssystemet sköts vederbörligt:

att vid behov, dock minst en gång året, kontrollera åtkomsträttigheterna

att se till att uppgifterna i informationssystemet är skyddade

att se till att det ges direktiv om hur systemet skall användas och att de som använder systemet får tillräcklingt med utbildning.

Diariet: registrator Minna Karuaho

Den som sköter registerärenden har till uppgift att tillgodose åtkomsträttigheter då sådana beviljats och att ge närmare uppgifter om registret och den registrerades rättigheter.

att följa hur de ärenden som bereds vid Helsingfors Vatten avancerar i stadsförvaltningen med hjälp av dokumenthanteringstillämpningarna: diarium, möteshandlingar, verkets / enheternas skrivelser

att tillhandahålla informationstjänst för myndigheter och kommuninvånare och på grundval av en specificerad begäran för pressen.

I systemet registreras huvudskligen ärenden som skall avgöras av tekniska nämnden och tjänsteinnehavare vid Helsingfors Vatten.

De registrerade är parter i de ärenden som registreras i systemet. I systemet registreras endast sådana uppgifter som är nödvändiga för att ärendet skall kunna skötas.

Diariet är för myndigheten ett nödvändigt redskap för uppföljningen av ärenden som är under behandling. Diariet behövs också senare som ett mångsidigt arkivregister.

Information i diariet följer en bestämd form (data)

personens namn- och adressuppgifter

beskrivning av ärendet

information om behandlingen av ärender och beslut.

Diariet är förbundet med tekniska nämndens diarium. Arkivet omfattar nämndens föredragningslistor och protokoll och eventuella bilagehandlingar som hänför sig till besluten.

Handlingarna i arkivet är data i fri from

personens namn och adressuppgifter, personbeteckning, yrke o.dyl.

uppgifter som specificerar och beskriver det ärende som behandlas.

I dokumenthanterigssystemet finns informationen antingen som offentlig eller sekretessbelagd. Åtkomsträttigheten fastställs användarvis.

Registret uppdateras med uppgifter som fåtts under behandlingen av parterna, t.ex. den som anhängiggjort ärendet, den som avgett utlåtande eller den som behandlat ärendet.

Personuppgifter lämnas ut endas på grundval av en specificerad begäran om uppgifter.

För verksamhetsberättelser o.dyl. samlas det in statistiska uppgifter som beskriver prestationerna. De innehåller inga personuppgifter.

Registret är avsett för myndighetsbruk, dvs. för alla som vid verket deltar i beslutsprocessen:

diarieanteckningarna görs manuellt

enheternas sekreterare har rätt att bläddra i diariet i fråga om ärenden och handlingar som är offentliga.

Från diariet skrivs det ut dokument som arkivlagen kräver och andra behövliga dokument med parternas namn, adresser och uppgifter om ärendets karaktär, med beaktande av sekretesskyldigheterna.

Den övriga stadsförvaltningen

En del av verkets PROS-dokumenthanteringssystem är i gemensamt bruk med den övriga stadsförvaltningen:

särskilt utsedda anställda vid verken/inrättningarna, främst registratorer och informatiker, får bläddra i verkets diarium inom ramen för sina åtkomsträttigheter de handlingar som hänför sig till ett diariefört ärende kan inte ses direkt i diariet, utan de som inte är anställda vid Helsingfors Vatten får bläddra i offentliga beslutshandlingar via en särskild användaranslutning och på dess sökvillkor.

PROS-dokumenthanteringssystemet är inte förbundet med några andra register.

Utgångspunkten är att uppgifterna i diariet och textarkivet är offentliga om det inte separat har bestämts att en uppgift är sekretessbelagd.

Registret är avsett för internt myndighetsbruk inom stadsförvaltningen, till vilket användarna får åtkomsträttigjeter enligt användargrupper.

Om det har bestämts att en uppgift är sekretessbelagd, görs det en anteckning om detta i diariet och själva dokumentet. Speciellt beaktas adressuppgifter som skall hemlighållas på grund av skyddsförbud eller en motiverad begäran av parten själv.

Pros är en klient/serverteknisk tillämpning. Både databasen och programmen är belägna i serverutrustningen. Programmen utnyttjas via persondatorer.

Serverutrustning och persondatorer är belägna i registerförarens utrymmen.

Systemet används i en nätomgivning. Systemets serverutrustning förvaras i ett låst utrymme dit endast datapersonalen har tillträde.

Användningen av dokumenthanteringssystemet kräver en användaridentifikation och ett personligt lösenord. Användaridentifikationen ges mot en skrifflig förbidelse då åtkomsträttigheten beviljas.

Åtkomsträttigheten upphör då den anställda inte längre sköter de uppgifter för vilka åtkomsträttigheten beviljats. Samtidigt tas användaridentifikationen ur bruk.

Av systemet tas minst en gång om dygnet en säkerhetskopia, som förvaras på en skyddad plats separat från serverutrustningen.

Uppgifter om ett enskilt ärende förvaras i diariets aktiva databas minst fem år efter att ärendet har slutbehandlats. Därefter är det meningen att uppgifterna skall överföras till en passiv databas, men frtfarande vara i internt bruk. Av diariets aktiva databas förs varje och vart femte år arkivutskrifter, som efter en överenskommen tid skickas till stadsarkivet för separat förvaring.

Det elektroniska arkivet ersätter tillsvidare inte arkivet med pappersutskrifter.

Den som anhängiggjort ett ärende meddelas skriftligt att hans namn och adressuppgifter är registrerade i dokumenthanteringssystemet och att systemets registerbeskrivning finns tillgänglig på Helsingfors Vattens registratorskontor och på Helsingfors stads www-sidor.

En registrerad kan framföra en begäran om rätt till insyn personligen eller skriftligt hos direktören för den administrativa enheten, verkets jurist eller beredaren av det ärende som gäller den registrerade saken. Beslut om tillgodoseende av rätten till insyn fattas av direktören för den administrativa enheten efter att beredaren avgett en utredning i saken. Rätten till insyn tillgodoses i regel inom en vecka efter att begäran framställts. Registret innehåller inte några sådana uppgifter i fråga om vilka rätten till insyn inte kan tillgodoses.

Att personuppgifterna är korrekta granskas vid behov i befolkningsdatasystemet. I fråga om dessa uppgifter är det vid behandlingen av ärendet möjligt för parten att komma med sin egen ståndpunkt om uppgifterna.

Beredaren, verkets jurist och den som ansvarar för diariet eller arkiet ser själv till på tjänstens vägnar att ett fel som han upptäckt omedelbart blir rättat.

Beslut om rättelse av en uppgifter på yrkande av den registrerade fattas av direktören för den administrativa enheten. Yrkandet framställs hos verkets jurist, beredaren av ärendet eller enhetens direktör, som skall höra beredaren av ärendet i saken. Den som utsetts till ansvaring för diariet eller arkivet ser till att uppgiften blir rättad i enlighet med beslutet.

Den registrerade har rätt att förbjuda behandling av uppgifter som gäller honom själv för direktreklam, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning.

I egenskap av registerförare utövar Helsingfors Vatten beslutanderätt om registret. Verkets verkställande direktör har delegerat beslutanderätten i fråga om registret till direktören för den administrativa enheten.

Enhetens direktör beslutar om

uppgörandet av en registerbeskrivning

användningen av registret, bestämmander av innehållet och användningsändamålet, beviljandet av åtkomsträttigheter, information till den registrerade, tillgodoseende av den registrerades rätt till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter

det systemtekniska upprätthållandet av registret

skydd av registret, ordnande av datasäkerhet, arkivering och förstöring

förordnandet av en registerensvaring och hans uppgifter.

Den som bereder ett ärende bestämmer vilka uppgifter som är sekretessbelagda.

Registerfuktionerna genomförs av anställda vid Helsingfors Vatten inom ramen för deras åtkomsträttigheter.

Om upprätthållandet av Pros-dokumenhanteringssystemet ingås ett avtal med ett företag som producerar sådana tjänster.

I ADB-tekniska frågor biträder verkets ADB-chef.

Interna direktiv för användningen görs upp separat. Utbildningen av personalen planeras separat.