Helsingfors stads miljöcentral

kontrollera användningsrätterna vid behov, dock minst en gång per år,
sörja för datasystemets dataskydd,
sörja för att föreskrifter om systemet ges och att användarna ges en tillräcklig utbildning.

Se även punkt 17.

4
PERSON SOM HANDHAR REGISTERÄRENDEN

Ledande miljörådgivare Matti Nieminen.

5
REGISTRETS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL

I systemet insamlas de uppgifter som miljöcentralen behöver då den emottar kundrespons och besvarar den.

6
GRUND FÖR REGISTERFÖRINGEN

Med hjälp av systemet kan miljöcentralen utveckla sina verksamheter på basis av den respons som ges av kunderna. I systemet insamlas endast uppgifter som är relevanta med avseende på sakernas skötsel.

7
REGISTRETS DATAINNEHÅLL

I systemet registreras personens e-postadress och därutöver andra kontaktuppgifter (postadress, telefon) ifall han vill lämna dem. Dessutom registreras i systemet andra uppgifter med anknytning till respektive respons.

8
REGISTRETS REGELMÄSSIGA UPPGIFTSKÄLLOR

Regelmässig uppgiftskälla är den respons som ges vis responssidan på internet.

9
REGELMÄSSIGA ÖVERLÅTELSER AV PERSONUPPGIFTER

Personuppgifter överlåtes inte regelmässigt någonstans. Inom verket har de som handlägger responsen tillgång till personuppgifterna. Uppgifter överlåts till polisen i de fall då ett brott har begåtts eller misstänks ha blivit begått.

Uppgifter överlåtes inte utanför EU eller Europa.

10
INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret används för att klargöra kundernas erfarenheter av den givna servicen och för att de vid behov skall kunna få svar på sina ärenden.

11
FÖRENANDE AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Systemet för kundrespons har inga anknytningar till andra register.

12
SKYDD AV REGISTRET

Systemets anläggning för lagring av uppgifter är belägen i Digium Oy:s utrymmen, dit endast underhållspersonalen har tillträde. Den personal som använder miljöcentralens intranet -system har möjlighet att läsa emottagen respons.

13
FÖRVARING, ARKIVERING OCH UTPLÅNING AV PERSONREGISTER OCH REGISTERUPPGIFTER

Registeruppgifterna förvaras och arkiveras i systemet för kundrespons efter vad nu kan bedömas i flera års tid. För utplåning har inte på förhand fastställts någon tidpunkt.

14
INFORMATION TILL DE REGISTRERADE

Åt en kund som ger respons meddelas, att person- m.fl. uppgifter gällande honom kommer att registreras i systemet för respons. Registerbeskrivningen finns till påseende på Helsingfors stads www-sidor (www.hel2.fi/rekisteriseloste) samt hos miljöcentralens registratorskontor, Helsingegatan 24, 00530 Helsingfors.

15
RÄTT TILL INSYN

Den registrerade kan framföra en begäran om rätt till insyn i registret personligen eller skriftligen till registrets ansvarsperson eller den person som handhar registret. Registrets ansvarsperson besluter om verkställande av rätten till insyn. Rätten till insyn verkställs som regel inom två veckor från att begäran har framförts.

16
RÄTTELSE AV EN UPPGIFT

De anställda vilka handlägger verkets kundrespons korrigerar å tjänstens vägnar omedelbart observerade felaktigheter.

Miljödirektören besluter om att en uppgift skall rättas på krav av den registrerade. Kravet framförs till miljödirektören eller till den som handhar registret, som är ledande miljörådgivaren. Den som handhar registret sörjer för att rättelsen verkställs i enlighet med beslutet. Om rättelse av en uppgift besluts som regel inom två veckor från det att kravet har emottagits.

17
REGISTERFÖRVALTNING

Miljönämnden är registeransvarig. Miljödirektören är ansvarsperson för registret.

Med beslut av miljönämnden (§ 304/ 2003) besluter miljödirektören angående systemet för kundrespons om

uppgörande av registerbeskrivningar
registrens användning, definiering av datainnehåll och användningsändamål, beviljande av användningsrätter, information till den registrerade och förverkligande av rätten till insyn, rättelse av en uppgift samt överlåtelse av uppgifter
registrens systemtekniska upprätthållande
skyddet av registren och organisering av dataskyddet, arkivering och utplånande
tillsättande av registrens ansvarspersoner och om deras åligganden

Registerfunktionerna utförs av miljöcentralens anställda inom ramen för deras användningsrätter.

18
FÖRESKRIFTER OCH UTBILDNING FÖR REGISTERVERKSAMHETEN

Interna föreskrifter för registerverksamheten uppgörs separat. Utbildningen av personalen planeras separat.