Triplan KuntaToimisto

Korkeasaaren eläintarha

Vastuuhenkilönä toimii hallintopäällikkö Seppo Seuranen.

Diaariasioita hoitava henkilö on eläintarhasihteeri Ulla Rosquist

Järjestelmän tarkoituksena on seurata Korkeasaaren eläintarhassa valmisteilla olevien asioiden käsittelyä ja niiden etenemistä kaupunginhallinnossa. Diaariin rekisteröidään Korkeasaaren eläintarhalle ja Helsingin kaupungin eläintarhan johtokunnalle niille sääntöjen mukaan kuuluvat asiat.

Rekisteröidyt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa. Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Diaariin rekisteröidään henkilön nimi- ja osoitetiedot, käsiteltävän asian kuvaus sekä asian käsittelytiedot ja päätökset. Tiedot tallennetaan joko julkisina tai salassa pidettävinä. Diaaritieto on määrämuotoista dataa.

Rekisteriä päivitetään asianosaisilta (vireille panija, lausunnon antaja, käsittelijä) saaduilla käsittelyvaiheen tiedoilla.

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella.

Rekisteri on tarkoitettu viranomaiskäyttöön. Rekisterin käyttöön vaadittava henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana on diaaria hoitavalla henkilöllä, joka luovuttaa rekisteritiedot viranomaiskäyttöön ja huolehtii rekisterin tietojen päivittämisestä. Diaarista tulostetaan arkistolain edellyttämät tulosteet, jotka sisältävät asianosaisten nimet, osoitteet ja asian laatua koskevat tiedot salassapitovelvollisuudet huomioiden.

Triplan KuntaToimiston asianhallintajärjestelmästä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.

Diaaritiedot ovat pääsääntöisesti julkisia ja saatavissa julkisista asiakirjoista. Mikäli tieto on säädetty salassa pidettäväksi siitä tulee merkintä järjestelmään sekä asiakirjaan.

Ajankohtaista tietoa säilytetään aktiivitietokannassa enintään kaksi vuotta sen jälkeen kun asia on merkitty päättyneeksi. Diaarin aktiivitietokannasta otetaan vuosittain arkistotulosteet, jotka säilytetään Korkeasaaren eläintarhan arkistossa arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyn ajan.

Asian vireillepanijalle ilmoitetaan kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity Triplan KuntaToimiston asianhallintajärjestelmään ja että järjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä KorKeasaaren eläintarhan kirjaamossa sekä Helsingin kaupungin www - sivuilla.

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti eläintarhan hallintopäällikölle tai rekisteröityä asiaa koskevan asian valmistelijalle. Hallintopäällikkö päättää tarkastusoikeuden toteuttamisesta ja se toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Muiden tietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Korkeasaaren eläintarha käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Eläintarhan johtaja on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta hallintopäällikölle.

Sisäiset käyttöohjeet laaditaan erikseen ja henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.